Для организаций удобным, и даже выгодным, является перечисление заработной платы на карточки своих работников. Вместе с тем в практике имеет место выдача сумм заработка наличными денежными средствами из кассы организации. Какие документы следует оформить в таком случае?
Из письма в редакцию:
"В 2012 г. по факту выполнения аудиторской проверки нашей организации было сделано замечание, касающееся нарушения порядка оформления выдачи сумм заработной платы работникам из кассы, а именно неоформления расходных кассовых ордеров. Причем на платежной ведомости проставлялись реквизиты расходного кассового ордера. Так было нарушение или нет?.."
Порядок выдачи наличных денег из кассы регулирует Нацбанк
Найти ответ на Ваш вопрос позволит анализ норм инструкций, утвержденных постановлениями Нацбанка и касающихся порядка ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
При этом обращаю внимание, что до 1 июля 2011 г. действовала Инструкция, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4 (далее – Инструкция № 4), а с 1 июля – утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Итак, п. 28 Инструкции № 4 было предусмотрено, что выдачу наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, допускалось производить:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38;
– платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Иными словами, если на бланке расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости имели место реквизиты расходного кассового ордера, то кассир по истечении срока выдачи заработной платы (на 4-й и на 6-й рабочий день соответственно) мог проставить соответствующие реквизиты на выданную сумму денежных средств или заполнить отдельный расходный кассовый ордер (п. 45 Инструкции № 4).
При выдаче зарплаты из кассы не забываем оформить расходный кассовый ордер
В Инструкции № 107, а именно в гл. 2, указан порядок выдачи наличных денег, оформления кассовых документов.
Справочно: выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности, обеспечения осуществления частной нотариальной деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38;
– платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 23 Инструкции № 107).
Как видим, с 1 июля 2011 г. изменен порядок оформления выдачи сумм заработной платы по платежным ведомостям. На общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (на 4-й и на 6-й рабочий день соответственно) требуется заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке. На его основании необходимо записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег (п. 41 Инструкции № 107).
Следовательно, замечания проверяющих правомерны.
Эти моменты тоже важны
Во-первых, на общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера (п. 23 Инструкции № 107). При этом не забудьте дату и номер расходного кассового ордера проставить на каждой платежной ведомости.
Во-вторых, на титульном (заглавном) листе платежной ведомости не забудьте учинять разрешительную надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют соответствующие документы
Кассир, выдавая наличные деньги из кассы по платежной ведомости, должен знать, что получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Как правило, таким документом является паспорт.
Выдачу наличных денег своим работникам можно производить по удостоверению, выданному самим юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, индивидуального предпринимателя, выдавшего удостоверение (п. 24 Инструкции № 107).
При выдаче наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, следует оформить расходный кассовый ордер, причем выписать его надо отдельно на каждое лицо или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) (п. 26 Инструкции № 107).
И еще. Платежную ведомость можно выписывать (оформлять) вручную либо с помощью технических средств. Как в первом, так и во втором случае в ней необходимо указать по итогу сумму наличных денег цифрами и прописью.
В завершение нашего разговора напомню, что на общую выданную сумму заработной платы в бухгалтерском учете будет иметь место запись:
Д-т 70 – К-т 50.
Невыданные суммы (депонированные) следует отразить записью:
Д-т 70 – К-т 76.
Депонированные суммы заработной платы не забудьте сдать в банк с зачислением на расчетный счет.
Надеюсь, мои небольшие рассуждения помогут Вам избежать существенных ошибок.
