Основные моменты заполнения формы ПУ-3 за 2016 г.
Форму ПУ-3 и пояснительную записку к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее – пояснительная записка), за 2016 г. представляют не позднее 30 марта 2017 г. (п. 16 Правил индивидуального (персонифицированного учета) застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837).
Форму ПУ-3 заполняют по застрахованным лицам с отражением кода категории застрахованных лиц в соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 (далее – Инструкция № 7).
Справочно: застрахованное лицо – физическое лицо, на которое распространяется государственное социальное страхование в соответствии с законодательством Республики Беларусь (ст. 1 Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»).
Перед заполнением формы ПУ-3 убедитесь, что по всем застрахованным лицам, которые были приняты либо уволены в отчетном году, в органы ФСЗН были представлены формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении».
Справочно: форму ПУ-2 заполняют по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя.
Важно! С 2016 г. иностранные граждане и лица без гражданства, работающие в Республике Беларусь или являющиеся индивидуальными предпринимателями, подлежат обязательному государственному социальному страхованию на условиях, установленных законодательством для граждан Республики Беларусь. Форму ПУ-3 на них заполняют и представляют в органы ФСЗН на общих основаниях. Для иностранных граждан, состоящих на 1 января 2016 г. в трудовых отношениях, датой приема на работу считается 1 января 2016 г.
В отношении лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, тоже заполняют форму ПУ-3.
Если работник уволен в первых числах января (например, 3 января 2016 г.) или трудовые отношения начались 28 декабря 2016 г., а начислений за день увольнения или приема (по объективным причинам) не имелось, форму ПУ-3 заполняют в отношении указанных лиц с отражением нулевых значений в месяце начала (окончания) трудовых отношений.
Заполнение разд. 1 «Сведения о сумме выплат (дохода) и страховых взносов» формы ПУ-3 с учетом деноминации
Этот раздел заполняют следующим образом:
– с января по июнь 2016 г. – суммы указывают в денежных знаках образца 2000 г.;
– с июля по декабрь 2016 г. – в денежных знаках образца 2009 г. (пп. 16 и 22 Инструкции № 7).
Справочно: если после пересчета в дробной части суммы третий десятичный знак больше либо равен 5, то второй знак увеличивают на единицу. Если третий десятичный знак меньше 5, второй знак не изменяется. При этом третий и четвертый знаки после запятой отбрасывают (п. 24 Инструкции по формату документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10).
Приведем пример заполнения формы ПУ-3 с учетом деноминации (см. табл. 1):
Таблица 1
Отражение сумм, на которые начисляются страховые взносы, и сумм начисленных страховых взносов
Существуют общие правила:
1. Суммы заработной платы и начисленные страховые взносы, в т.ч. за дни отпуска, отражают в месяце, за который они были начислены.
2. Суммы доначисленной заработной платы, в т.ч. за дни отпуска, проиндексированной минимальной заработной платы и начисленные на них суммы страховых взносов отражают в месяцах, за который они должны быть начислены.
3. Премии, иные выплаты и начисленные на них страховые взносы указывают в месяцах, в которых они были начислены.
4. Если после 1 июля 2016 г. доначисляют заработную плату за период до проведения деноминации, начисленную сумму доплаты отражают в форме ПУ-3 в неденоминированных денежных единицах.
5. Месяцы, не входящие в период трудовых отношений, не заполняются.
6. Период, за который уплачены взносы, указывают в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 и обозначают видом деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ». Из периода с видом деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ» допускается не исключать период с кодом «ПОСОБИЕ».
Раздел 2 формы ПУ-3 может содержать одну и более строку с видом деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ», если по застрахованному лицу есть периоды неуплаты, в т.ч. прогул без уважительных причин, отпуск без сохранения заработной платы и др.
Если у работника в период трудовых отношений не было начислений в отдельных месяцах (социальный отпуск, простой и т.д.), в форме ПУ-3 в таких месяцах указывают нули.
Ситуация 1. Работник находился в отпуске без сохранения заработной платы
Работник принят на работу 30 мая 2016 г. Начислений за май в пользу работника не было. Он находился в отпуске без сохранения заработной платы с 3 по 8 августа 2016 г.
Форму ПУ-3 заполняют следующим образом (см. табл. 2):
Таблица 2
Особенности заполнения ПУ-3 при работе по трудовому и гражданско-правовым договорам
Если в течение одного отчетного периода застрахованное лицо работало у одного работодателя по нескольким трудовым договорам, то заполняют одну форму ПУ-3 (п. 18 Инструкции № 7).
По застрахованным лицам, выполнявшим работы по гражданско-правовым договорам, форму ПУ-3 заполняют при условии начисления вознаграждения. В разд. 1 формы ПУ-3 суммы начисленных вознаграждений отражают в тех месяцах, в которых они были начислены. В разд. 2 формы ПУ-3 периоды с видами деятельности «ДОГОВОР» и «ВЗНОСЫВРЕМ» совпадают, если совпадают суммы начисленных и уплаченных страховых взносов.
Ситуация 2. Работа по гражданско-правовому договору
Гражданско-правовой договор с работником заключен в 2015 г. Работы по договору завершены 31 января 2016 г. Вознаграждение начислено работнику в январе 2016 г.
Форму ПУ-3 заполняют следующим образом (см. табл. 3):
Таблица 3
Если застрахованное лицо работало у одного работодателя по трудовому и гражданско-правовому договорам, то по каждому виду договора заполняют отдельную форму ПУ-3.
Если в течение одного отчетного периода застрахованное лицо работало по нескольким гражданско-правовым договорам, на каждый договор заполняют отдельную форму ПУ-3.
Если в течение отчетного периода на застрахованное лицо была заполнена форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) и оно продолжает работать у данного работодателя, то форму ПУ-3 (тип формы – корректирующая) представляют с начислениями за весь год по истечении отчетного периода.
Отражение сумм пособий по временной нетрудоспособности
При отражении в разд. 1 формы ПУ-3 сумм пособий по временной нетрудоспособности в разд. 2 формы ПУ-3 указывают период, за который они начислены, заполняя код «ПОСОБИЕ». В течение одного месяца может быть несколько строк с периодом по виду деятельности «ПОСОБИЕ».
Суммы пособий, начисленные за период, выходящий за пределы трудовых отношений, в форме ПУ-3 не отражают. Их показывают в форме пояснительной записки в стр. 7 «Сумма пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам после даты увольнения с работы, отраженная в отчете 4-фонд».
Ситуация 3. Получено пособие по временной нетрудоспособности
Работник принят на работу 30 мая 2016 г. Начислений за май в пользу работника не было. Он находился в отпуске без сохранения заработной платы с 3 по 8 августа 2016 г. В июле 2016 г. работник представил листок нетрудоспособности за период с 25 июня по 3 июля 2016 г.
Размер пособия по временной нетрудоспособности – 136,00 руб. (с учетом деноминации), в т.ч. за июнь – 90,60 руб., июль – 45,40 руб.
В форме ПУ-3 информацию отражают следующим образом (см. табл. 4):
Таблица 4
Ситуация 4. Представлен листок нетрудоспособности по беременности и родам
Работница представила листок нетрудоспособности по беременности и родам на период с 18 октября 2016 г. по 20 февраля 2017 г.
Суммы пособия распределены по месяцам:
– октябрь 2016 г. – 338,80 руб.;
– ноябрь 2016 г. – 726,00 руб.;
– декабрь 2016 г. – 750,20 руб.;
– январь 2017 г. – 750,20 руб.;
– февраль 2017 г. – 484,00 руб.
Форму ПУ-3 заполняют следующим образом (см. табл. 5):
Таблица 5
Суммы пособий, начисленные за январь и февраль 2017 г., в форме ПУ-3 за 2016 г. не отражают. Их показывают в пояснительной записке в стр. 5 «Суммы, отраженные в отчете 4-фонд, в счет будущих периодов (учитываются при заполнении форм ПУ-3 в следующем отчетном году)».
Данные суммы отражают в форме ПУ-3 и в пояснительной записке за 2017 г.
При отражении временной нетрудоспособности в связи со страховым случаем (оплата производится РУП «Белгосстрах») в разд. 2 формы ПУ-3 показывают только период данной временной нетрудоспособности с видом деятельности «СТРАХСЛУЧ». Суммы в разд. 1 формы ПУ-3 не отражаются.
Составление пояснительной записки
Причины расхождений итоговых значений данных форм ПУ-3 и ведомственной отчетности по форме 4-фонд за отчетный период объясняются в пояснительной записке.
Справочно: пояснительную записку составляют на основании норм постановления Правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 «Об утверждении форм документов и инструкции по формату документов персонифицированного учета».
При составлении пояснительной записки за 2016 г. учтите следующее:
1. Пояснительную записку за 2016 г. заполняют в денежных знаках образца 2009 г.
2. В стр. 1.1 отражают сумму, перечисленную по коду вида платежа 3511, за минусом перечисленной задолженности по страховым взносам на начало отчетного года (была отражена в гр. 6 стр. 2 пояснительной записки предыдущего отчетного периода).
3. При заполненном значении в графе стр. 2 убедитесь, что данная сумма была перечислена в текущем году на расчетный счет по коду 3511.
4. Суммы, отраженные по стр. 5 и 9 из пояснительной записки за предыдущий отчетный период (2015 г.), отражают соответственно в стр. 8 и 4 пояснительной записки отчетного периода (2016 г.).
5. Значение стр. 11 должно равняться итоговым значениям представленных форм ПУ-3 за соответствующий отчетный период.
Заполнение пояснительной записки осуществляется в ПО «Ввод ДПУ».
Советы специалиста ФСЗН
При сдаче форм персонифицированного учета посредством корпоративного портала ФСЗН обязательно проверяйте результаты загрузки и результаты обработки отчетов и форм.
Не откладывайте подготовку и представление форм персонифицированного учета на последние дни, предусмотренные законодательством. Практика показала: успешно сдается с первой попытки лишь незначительные количество форм ПУ-3 и пояснительной записки.
Оптимальным будет представление:
– формы ПУ-3 – до 15 марта 2017 г.;
– пояснительной записки – до 30 марта 2017 г.
