Ситуация. Выплата компенсации работнику за использование личного автомобиля
Организация выплачивает работнику компенсацию за использование в служебных (производственных) целях легкового автомобиля работника, принадлежащего ему на праве собственности.
Разберем вопросы, которые чаще всего возникают у бухгалтеров.
1. Компенсация установлена по договоренности сторон. Правомерно ли это?
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Важная особенность заключается в том, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование. Владелец – работник организации использует это имущество как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.
Примечание. Использование работником для нужд организации собственного автомобиля (работник сам управляет данным автомобилем) оформляется трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Справочно: размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника с нанимателем.
2. Работники организации работают неполный месяц. Нужно ли в таком случае размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях пересчитывать пропорционально отработанным дням, если работник часть рабочих дней отчетного месяца был, например, в отпуске?
В действующем законодательстве отсутствуют указания на то, что размер компенсации за использование личных автомобилей работников в служебных целях нужно пересчитывать пропорционально отработанным дням, если работник часть рабочих дней отчетного месяца был в отпуске либо отсутствовал на работе по другим причинам. Решение данного вопроса определяется по договоренности работника с нанимателем.
Например, многим работникам после отпуска нужно работать и эксплуатировать личные автомобили с гораздо большей интенсивностью, чем обычно, чтобы выполнить свой обязательный объем работы. В таком случае выплата работнику компенсации в меньшем, чем обычно, размере будет несправедлива.
3. Может ли организация выплачивать своему учредителю (не является работником организации) компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, используемого для нужд данной организации, и учитывать ее при налогообложении прибыли?
Статья 106 ТК говорит о возможности выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортных средств только работникам.
Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (абз. 8 ст. 1 ТК).
Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, по которому (абз. 4 ст. 1 ТК):
1) работник:
– обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию;
– соблюдать внутренний трудовой распорядок;
2) наниматель:
– обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу;
– обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон;
– своевременно выплачивать заработную плату.
В данном случае отсутствуют трудовые отношения между работником и нанимателем. Следовательно, организация не может выплатить учредителю компенсацию, предусмотренную ст. 106 ТК, и учесть ее при налогообложении прибыли.
4. Каким образом размер компенсации учитывается в бухгалтерском учете?
К управленческим расходам относятся (п. 10 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102):
– в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, – условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные затраты» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»), за исключением случаев, установленных законодательством;
– в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, – расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 44 «Расходы на реализацию» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»);
– в организации – профессиональном участнике рынка ценных бумаг – расходы на осуществление текущей деятельности.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используют для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (п. 57 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).
Таким образом, начисленную компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля следует отразить:
Д-т 26, 44 – К-т 73.
5. Облагается ли сумма компенсации подоходным налогом?
Объектом обложения подоходным налогом с физических лиц признаются доходы, полученные плательщиками от источников в Республике Беларусь и (или) от источников за пределами Республики Беларусь, – для физических лиц, признаваемых налоговыми резидентами Республики Беларусь в соответствии со ст. 17 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК) (подп. 1.1 п. 1 ст. 196 НК).
Освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих плательщику) (п. 4 ст. 208 НК).
Таким образом, рассматриваемые выплаты облагаются подоходным налогом. Сумма удержанного у физического лица подоходного налога от начисленной компенсации за использование автомобиля для нужд нанимателя отражается в бухгалтерском учете записью:
Д-т 73 – К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Необходимо отметить, что при определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
Если из дохода плательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, то они не уменьшают налоговую базу подоходного налога (п. 1 ст. 199 НК).
Налоговая база подоходного налога определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки (п. 2 ст. 199 НК).
При определении размера налоговой базы в соответствии с пп. 3–5 ст. 199 НК плательщик имеет право на получение стандартного налогового вычета в размере 110 руб. в месяц при получении дохода, подлежащего налогообложению, в сумме, не превышающей 665 руб. в месяц (подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК).
Установленные в ст. 209 НК стандартные налоговые вычеты предоставляются плательщику налоговым агентом, являющимся для него местом основной работы (службы, учебы) (п. 2 ст. 209 НК).
На основании вышеизложенного компенсация за использование транспортного средства (автомобиля) в служебных целях включается в совокупный доход работника для определения возможности применения стандартных налоговых вычетов по подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК. Организации часто не учитывают данный момент и излишне предоставляют работникам стандартные налоговые вычеты.
При этом для целей определения налоговой базы подоходного налога не имеет значения, на каком счете бухгалтерского учета отражено начисление дохода работнику.
6. Можно ли применить к выплачиваемой компенсации льготу, предусмотренную п. 23 ст. 208 НК?
Освобождаются от подоходного налога с физических лиц не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в пп. 14, 29 и 30 ст. 208 НК), полученные:
– от организаций, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в т.ч. полученные пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях, – в размере, не превышающем 1 984 руб., от каждого источника в течение налогового периода;
– иных организаций за исключением доходов, указанных в п. 38 ст. 208 НК, – в размере, не превышающем 131 руб., от каждого источника в течение налогового периода (п. 23 ст. 208 НК).
Таким образом, к сумме компенсации, выплачиваемой работнику нанимателем за износ (амортизацию) личного автомобиля, используемого в служебных целях, нельзя применить льготу, предусмотренную п. 23 ст. 208 НК.
7. Каким образом размер компенсации учитывается при налогообложении прибыли?
Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК и (или) законодательством.
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – затраты по производству и реализации);
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).
Затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 170 НК).
К нормируемым затратам относятся в т.ч. прочие затраты, определенные п. 2 ст. 171 НК (п. 1 ст. 171 НК).
В состав прочих затрат включается компенсация за использование личных транспортных средств, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер (подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК).
Совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать 1 % выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов, указанных в подп. 3.18 п. 3 ст. 174 НК, с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК).
Таким образом, при налогообложении прибыли учитывать компенсацию за износ (амортизацию) имущества, используемого в производственной деятельности, следует в таком порядке:
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается с учетом ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК;
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере без учета ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК.
При определении разъездного характера работы для целей НК, по мнению автора, можно принимать во внимание нормы Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).
Компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).
