В целях повышения квалификации своих работников организации часто посылают их на стажировку за границу. В таких ситуациях перед бухгалтером стоит задача правильно произвести расчеты с сотрудниками. В статье подробно рассмотрены вопросы, связанные с выплатой суточных и среднего заработка, сохраняемого за время отсутствия работника, а также возмещением расходов по проживанию и проезду.
"Наша организация направила своих работников в командировку в г. Хельсинки (Финляндия) для прохождения стажировки. Инженер Юшкин Е.Н. и технолог Ленкин Т.В. с 12 января по 20 февраля 2015 г. (40 календарных дней) проходили стажировку в г. Хельсинки, после чего Юшкин Е.Н. вернулся в Минск, а технолог Ленкин Т.В. продолжил стажировку на другом предприятии. Его командировка продлится до 26 марта 2015 г., причем принимающая сторона предоставила технологу Ленкину Т.В. жилое помещение и обеспечивает его питанием. Продолжительность командировки Ленкина Т.В. по приказу составляет 74 дня. Обязана ли организация сохранять за работником средний заработок за время прохождения стажировки? Как правильно рассчитать суточные?
С уважением, бухгалтер Ольга Игоревна"
Уважаемая Ольга Игоревна, давайте разберемся в Вашей ситуации.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Обсудим выплату среднего заработка по основному месту работы.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст. 95 ТК).
При исчислении среднего заработка необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47.
Я думаю, что Вас смущает продолжительность командировки технолога Ленкина – 74 календарных дня, т.е. более 60 дней. При продолжительности командировки за границу, в т.ч. в связи с обучением и стажировкой, более 60 дней лицам, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы, средний заработок по основному месту работы начиная с 61-го дня не сохраняется (п. 35 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
Таким образом, средний заработок по основному месту работы не сохраняется начиная с 61-го дня командировки только при обязательном соблюдении 3 условий: при предоставлении жилого помещения, обеспечении питанием и выплате денежных средств на личные расходы. Однако в Вашем случае принимающая сторона не обеспечивает командированного сотрудника денежными средствами для личных расходов, т.е. условия п. 35 Инструкции № 115 не выполнены. Соответственно средний заработок по основному месту работу сохраняется на протяжении всей командировки.
При продолжительности командировки за границу менее 60 дней за работником по основному месту работы сохраняется средний заработок за все время проезда к месту командирования и обратно и за все время обучения (п. 35 Инструкции № 115).
Теперь давайте рассмотрим, как правильно рассчитать размер суточных.
Гарантии и компенсации при служебных командировках за границу устанавливаются Правительством РБ или уполномоченным им органом. При направлении работника за границу наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить определенные расходы, в т.ч. суточные (п. 8 Инструкции № 115).
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку. Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки (п. 22 Инструкции № 115).
Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников, направляемых в командировки (п. 20 Инструкции № 115).
В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 21 Инструкции № 115).
Нормы суточных установлены в приложении 1 к постановлению Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу".
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 25 Инструкции № 115). В своем письме Вы указываете, что принимающая сторона предоставляет только питание, поэтому Вам следует выплачивать суточные в размере 30 %.
Расчет суточных приведен в таблице на с. 7.
Пример
Расчет суточных при командировании работников
В таблице не рассматривается начисление суточных за время нахождения в пути. В Вашем случае необходимо правильно определять периоды командировки, когда происходят изменения, влияющие на размер суточных.
1. 12 января – 20 февраля 2015 г. (40 дней) – оба работника находятся на стажировке на предприятии, принимающая сторона не берет на себя никаких выплат, суточные выплачиваются в полном размере.
2. 21–22 февраля 2015 г. – технолог Ленкин Т.В. продолжает стажировку, инженер Юшкин Е.Н. вылетел в г. Минск. Условия стажировки не изменились.
3. 23 февраля – 12 марта 2015 г. – условия стажировки изменились. Принимающая сторона возмещает расходы по питанию, размер суточных выплачивается в размере 30 % от нормы.
4. 13–26 марта 2015 г. – нахождение Ленкина Т.В. в командировке более 60 дней. Необходимо применить норму суточных, установленных законодательством РБ для работников загранучреждений.
Если в Вашей организации служебные командировки осуществляются часто, целесообразно разработать таблицу для предварительного расчета, что позволит избежать ошибки.
При направлении за границу наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).
Нормы расходования средств по заграничным командировкам в конкретное государство (город) установлены в евро, долларах и других валютах, тогда как выдача аванса может производиться в иной валюте, в т.ч. валюте страны командирования. В этом случае при составлении расчета необходимо произвести перерасчет валют по курсу на дату составления расчета.
За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, предусмотренном Инструкцией № 115 (п. 25 Инструкции № 115).
Несколько напоминаний по возмещению расходов по найму жилого помещения.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115). Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (п. 17 Инструкции № 115). При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 18 Инструкции № 115).
Работники представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия (п. 47 Инструкции № 115).
Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством РБ (п. 48 Инструкции № 115).
Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета (п. 51 Инструкции № 115).
Надеюсь, что мои советы будут Вам полезны.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
