В организации (г. Минск) работник направляется в загранкомандировку в Великобританию с 29 сентября по 4 октября 2019 г. Работник выезжает из Минска 29.09.2019 в 20:00 поездом в Литву (с ночлегом в гостинице Литвы). Из Литвы 30.09.2019 в 6:00 он вылетает самолетом в Великобританию с прибытием 30.09.2019. Обратный вылет из Великобритании – 03.10.2019 в 18:00, прилет в Литву в 22:00 (ночлег в гостинице). Выбытие из Литвы в Минск – 04.10.2019 в 09:00.
Каков порядок возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения?
В соответствии с приказом нанимателя работник находился в командировке 6 суток (с 29.09.2019 по 04.10.2019). Суточные командированному работнику возмещаются за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, по нормам страны командирования (часть первая п. 20 Положения № 176*). Норма возмещения суточных при командировках в Великобританию составляет 69 фунтов стерлингов в сутки. Следовательно, сумма суточных, выплачиваемая работнику в качестве аванса на командировочные расходы, составляет 414 фунтов стерлингов (69 × 6 сут.).
___________________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Рассмотрим порядок возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов. Их величина определяется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть первая п. 16 Положения № 176). Дата прибытия в место командировки – 30.09.2019, дата выбытия – 03.10.2019. На этот период приходятся 2 ночи, с учетом которых работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения. Сумма таких расходов составит 240 фунтов стерлингов (120 × 2 сут., где 120 фунтов стерлингов – норма возмещения расходов на жилье в сутки в Великобритании (кроме Лондона)).
Если работнику выдавалась корпоративная дебетовая карточка, то оплата расходов по найму жилого помещения посредством выданной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (часть вторая п. 17 Положения № 176). Следовательно, расходы по проживанию в случае временной остановки в пути возмещаются при их оплате корпоративной дебетовой карточкой.
Работник направлен в командировку из Минска в Москву с 16.09.2019 по 18.09.2019 поездом. Из представленных проездных документов видно, что работник прибыл в Москву и выбыл из нее 17.09.2019. При этом работник провел в Москве более 12 ч.
В каком размере возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения?
Без представления подтверждающего документа расходы не возмещаются.
В общем случае возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть первая п. 16 Положения № 176). Учитывая, что работник прибыл в Москву и выбыл из Москвы в течение одних суток (17.09.2019), ночь, приходящаяся на этот период, отсутствует. Расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающего документа работнику не возмещаются.
Однако если работник представит подтверждающие документы на найму жилого помещения в данной ситуации, то такие расходы будут подлежать возмещению в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению № 176 для страны пребывания, т.е. 140 долл. США. Норма части шестой п. 16 Положения № 176 допускает возмещение расходов по жилью при однодневных командировках или в случае нахождения в месте командировки за границей менее 12 ч при продолжительности командировки 2 и более дня. Если учесть, что работник был в Москве более 12 ч (допускается, если и менее 12 ч) и представил подтверждающий документ по найму жилого помещения, ему следует возместить такие расходы в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению № 176 для страны пребывания.
Работник организации направляется в служебную командировку из Минска в Турцию с 16.09.2019 по 19.09.2019. Согласно информации, содержащейся в электронном авиабилете, вылет из Минска осуществляется 16.09.2019 в 16:25. Прибытие самолета в конечный пункт назначения – 17.09.2019 в 01:50. Выбытие из командировки самолетом – 19.09.2019 в 07:50, прилет в аэропорт Минска – 19.09.2019.
Командированный работник обеспечен авансом на командировочные расходы в белорусских рублях в следующих размерах:
– суточные по норме 80 долл. США в сутки из расчета 4 дней в сумме, эквивалентной 320 долл. США;
– возмещение расходов по найму жилого помещения без представления в бухгалтерию подтверждающих документов по норме 120 долл. США в сутки из расчета 3 ночей в сумме, эквивалентной 360 долл. США.
Правильно ли определены размеры выданного аванса на указанные командировочные расходы?
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (часть первая п. 5 Положения № 176). Сумма аванса, подлежащая выдаче работнику в счет командировочных расходов, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов, в данном случае – согласно приложению 2 к Положению № 176.
Таким образом, сумма аванса в части возмещения суточных составляет 320 долл. США (80 долл. США × 4 сут.). Что касается выдачи аванса на возмещение расходов по найму жилого помещения, то с учетом количества ночей, приходящихся на время нахождения в месте командировки, работнику следовало выдать аванс в размере 240 долл. США (120 долл. США × 2 сут., где 120 долл. США – установленная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в Турции (кроме Анкары и Стамбула)).
Работник, командированный на 2 дня в Могилев (с 09.09.2019 по 10.09.2019), представил подтверждающие документы по проживанию в арендованной квартире. Стоимость проживания превышает размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176.
Как определить стоимость одноместного номера 1-й категории в данной ситуации? Допускается ли получить информацию о стоимости одноместного номера с сайта любой гостиницы Могилева? Что делать, если стоимость одноместных номеров даже в одной гостинице разная (от 37 руб. и выше)?
Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, а также при нахождении командированного работника в месте командировки в пределах Республики Беларусь менее 12 ч при продолжительности командировки 2 и более дня, возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (часть третья п. 15 Положения № 176).
Стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице можно подтвердить распечаткой прайс-листа с сайта любой гостиницы Могилева на соответствующую дату командировки. Это может быть дата расчета и выдачи аванса на командировочные расходы или дата составления авансового отчета. Возможно также сделать запрос в гостиницу.
Положением № 176 не определен порядок получения сведений, подтверждающих стоимость одноместного номера 1-й категории в гостинице. Этот порядок может определить наниматель.
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в Могилев сроком с 16 по 18 сентября 2019 г. Работник прибыл в Могилев 17.09.2019, убыл из Могилева 18.09.2019. Он представил договор аренды жилого помещения с индивидуальным предпринимателем и квитанцию об оплате за проживание наличными денежными средствами. Стоимость проживания исходя из представленных документов составила 40 руб. в сутки, что ниже нормы возмещения расходов за проживание в областном центре (50 руб. в сутки), установленной в приложении 1 к Положению № 176.
По какой стоимости необходимо возместить расходы по проживанию: по представленным документам или по приложению 1 к Положению № 176?
Расходы возмещаются в сумме 50 руб.
При направлении работника в командировку ему выдается аванс на командировочные расходы, в т.ч. по найму жилого помещения. Определяются такие расходы с учетом установленных норм по приложению 1 к Положению № 176 (без представления подтверждающих документов). В данном случае работнику следовало выдать аванс на возмещение расходов по жилью в сумме 50 руб., т.е. из расчета одной ночи, приходящейся на время с 17.09.2019 по 18.09.2019.
Поскольку расходы по найму жилого помещения не превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, то представлять подтверждающие документы командированному работнику не требуется.
Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании по территории Республики Беларусь допускается на основании подтверждающих документов, если такие расходы превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, но не выше стоимости одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник (часть третья п. 15 Положения № 176).
Обратим внимание, что с целью минимизации расходов по жилью на время командировки целесообразно выдать командированному работнику корпоративную дебетовую карточку. Оплата работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной (часть вторая п. 17 Положения № 176). В таком случае командировочные расходы будут определяться фактической суммой оплаты на основании подтверждающих документов.
Ответы на вопросы подготовлены экспертом журнала «Главный Бухгалтер» Ниной Анищенко
