Даже небольшие, так называемые микроорганизации и ИП, должны обеспечить наличие документов, подтверждающих трудовые отношения с работниками. Минтруда и соцзащиты РБ определило перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть у таких нанимателей. Рекомендованный перечень следует применять с 1 января 2012 г.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
23 декабря 2011 г. № 135
<ИЗВЛЕЧЕНИЕ>
<⋅⋅⋅>
Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками
Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, разработаны в целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства.
В соответствии со статьей 3 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) сфера действия Трудового кодекса распространяется на всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или нормами ратифицированных и вступивших в силу международных договоров Республики Беларусь или конвенций Международной организации труда, участницей которых является Республика Беларусь.
Согласно статье 1 Трудового кодекса нанимателем является юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
К нанимателям – физическим лицам относятся в том числе индивидуальные предприниматели, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и зарегистрированные в качестве таковых на основании статьи 22 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
К микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (статья 3 Закона Республики Беларусь "О поддержке малого и среднего предпринимательства").
Полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем – индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов.
Трудовым кодексом определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.).
К таким документам рекомендуется относить:
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Письменные трудовые договоры (контракты).
3. Штатное расписание.
4. Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков*, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие).
_______________________
* Приказ о предоставлении отпуска может быть заменен на записку об отпуске, форма которой утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 4 октября 2010 г. № 139.
5. Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).
6. Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.
7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
8. Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.
9. Заявления работников о предоставлении отпуска.
10. Табель учета использования рабочего времени.
11. Расчетные листки.
Данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.
К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:
1. Должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах).
2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
3. График сменности (если работа носит сменный характер).
4. Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).
Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.
Например:
при переводе работника на другую должность в соответствии со статьей 30 Трудового кодекса требуются согласие работника, которое выражается письменным заявлением, заключение трудового договора, издание приказа (распоряжения) о переводе на другую должность, внесение записи в трудовую книжку;
при установлении работнику в соответствии со статьями 32 и 67 Трудового кодекса совмещения нанимателю необходимо в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами уведомить работника письменно не позднее чем за один месяц об изменении существенных условий труда (установлении совмещения), в случае согласия работника требуется издание приказа (распоряжения) об установлении совмещения;
при отказе работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда – издать приказ о его увольнении в соответствии с пунктом 5 статьи 35 Трудового кодекса, произвести окончательный расчет, внести запись в трудовую книжку и выдать ее работнику в день увольнения.
Унифицированные формы документов, рекомендуемые для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм, содержатся в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 (с последующими изменениями и дополнениями).
