Ситуация. Работники заправляют автомобили по пути следования в командировку
Организация командирует работников за границу на автомобилях организации. В отдельных случаях работники заправляют автомобили бензином, дизельным топливом за границей на АЗС по пути следования (как подотчетные лица).
Как следует производить и отражать в бухгалтерском учете расчеты с работниками?
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (часть вторая ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Аналогичная норма предусмотрена п. 8 Инструкции № 115*.
__________________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
При следовании работников по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты являются путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть вторая п. 32 Инструкции № 115).
Кроме того, работникам выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей на приобретение ГСМ, плату за стоянку, оплату дорожных, таможенных сборов, страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденный мелкий ремонт (часть третья п. 32 Инструкции № 115).
Важно! Возмещение указанных и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок (как иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя), производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.
Справочно: под ГСМ понимаются бензин, дизельное топливо и моторные масла (см. Указ Президента Республики Беларусь от 29.03.2002 № 161 «О неотложных мерах по обеспечению сохранности и эффективности использования горюче-смазочных материалов»).
Таким образом, расходы по заправке автомобилей бензином, дизельным топливом за границей относятся к командировочным расходам (в составе иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя) и должны возмещаться работникам на основе подтверждающих документов в оригинале.
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Таким первичным учетным документом в рассматриваемой ситуации служит авансовый отчет, к которому будут прилагаться подтверждающие документы в оригинале (например, чеки о приобретении ГСМ).
Важно! Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.
К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки – выписка, подтвержденная банком);
– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки – выписка, подтвержденная банком);
– другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п. 28 Инструкции № 185*).
В бухгалтерском учете стоимость израсходованных ГСМ отражается по нормам Инструкции № 133**.
__________________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185.
** Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).
Оприходование ГСМ производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов (п. 76 Инструкции № 133).
Бухгалтерский учет ГСМ организации ведут на счете 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты соответствующие субсчета, в т.ч. субсчет «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции № 133).
Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства служат накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете будет следующим (см. таблицу).
