Для уменьшения бумажного документооборота расчетные листки в организации выдаются работникам в электронном виде (рассылаются на указанные работниками адреса электронной почты). Тем, у кого электронная почта отсутствует, либо по желанию расчетный листок выдается в бумажном виде.
Вправе ли так поступать организация?
Вправе.
Наниматель обязан выдать расчетный листок при выплате заработной платы. В расчетном листке указываются:
– составные части заработной платы (оклад, премии, надбавки и т.д.);
– размер удержаний из заработной платы;
– общая сумма заработной платы, подлежащая выплате (ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Трудовое законодательство обязывает нанимателя выдать расчетный листок, но в какой форме это делать – решает наниматель.
Форма расчетного листка не утверждена, поэтому ее разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно, с учетом всей необходимой информации. Получив расчетный листок, работник должен знать, из чего состоит его заработная плата и сколько ему причитается к получению.
Отсутствие документа об утверждении формы расчетного листка может рассматриваться как нарушение законодательства о труде. В спорных ситуациях, когда такое нарушение причиняет вред работнику, наниматель может быть привлечен к административной ответственности.
Если организация решила представлять расчетные листки работникам в электронном виде, нанимателю необходимо закрепить порядок их выдачи в локальных нормативных правовых актах (например, в положении об оплате труда и др.).
Хоть законодательство и не содержит норм по утверждению такого порядка, по мнению автора, в будущем это защитит нанимателя при возникновении спорных ситуаций (судебных процессов) с сотрудниками. Поэтому лучше ознакомьте работников с правилами выдачи расчетных листков, принятыми в организации.
Учтите еще один важный момент при рассылке расчетных листков работникам по электронной почте – порядок определения электронных адресов. Если в организации используется корпоративная электронная почта, то и рассылку целесообразнее производить на эти адреса.
Если в организации нет корпоративной почты, то работник может написать письменное заявление, выражающее его желание получать расчетный листок в электронном виде, с указанием адреса электронной почты.
Не все работники могут пользоваться компьютером или иметь доступ к Интернету или электронной почте. Работник может отказаться дать свой электронный адрес. В таком случае наниматель обязан представить ему расчетный листок в бумажном виде.
