Ситуация. Водитель командирован в несколько иностранных государств
В организации (г. Гродно) по приказу нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направляется в служебную командировку за границу в г. Орлеан (Франция) и г. Штутгарт (Германия) на 8 дней с 19 по 26 июня 2018 г. на автотранспорте нанимателя.
Согласно заданию водитель должен 22 июня 2018 г. доставить груз № 1 из г. Гродно в г. Орлеан и выехать в Германию для доставки груза № 2 из г. Штутгарта в г. Гродно 26 июня 2018 г. Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале пересечение Государственной границы Республики Беларусь при выезде в командировку и возвращении обратно произошло 19 и 26 июня 2018 г., пересечение границы Франции с Германией – 22 июня 2018 г.
Работнику выдан аванс на 8-дневную командировку в сумме 500 руб. и 550 евро.
Расходы на оплату горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) составили 490 руб. и 120 евро. Cуточные по нормам Франции – 180 евро (60 евро × 3 суток), Германии – 200 евро (40 евро × 5 суток). Оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Франции – 21 евро, Германии – 25 евро. Расходы документально подтверждены.
Командировочные расходы возмещаются на основании приказа и задания нанимателя
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются:
– государство и цель командировки;
– время нахождения за границей;
– план встреч и переговоров;
– иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).
Следовательно, командировочные расходы возмещаются работнику на основании приказа и задания нанимателя, в которых указывается время нахождения за границей.
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п. 5 Инструкции № 115).
Как рассчитать сумму командировочных расходов?
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить командировочные расходы, в т.ч. расходы по найму жилого помещения и за проживание вне места постоянного жительства (суточные) (п. 8 Инструкции № 115). Работника надо ознакомить с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса и ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок выданных ему средств (п. 10 Инструкции № 115).
Справочно: при служебных командировках во Францию и Германию норма возмещения расходов составляет соответственно (постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу; далее – постановление № 7):
– за проживание вне места жительства (суточные) 60 евро и 40 евро для работников, направляемых в краткосрочные командировки;
– по найму жилого помещения в сутки – до 140 евро (кроме г. Парижа) и 100 евро.
Водителям-международникам суточные оплачиваются в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления № 7). При командировании работников за границу расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от установленной нормы расходов по найму жилого помещения. Наниматели из коммерческих организаций и индивидуальные предприниматели вправе увеличить размер возмещения до 20 % от установленной нормы. Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115).
Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции № 115). За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Для водителей-международников и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.
Командировочные расходы при командировании в несколько иностранных государств
При командировании водителей-международников в несколько иностранных государств суточные возмещаются:
– за все время следования по территории иностранного государства (иностранных государств) с включением дня отъезда из Республики Беларусь до загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из одного иностранного государства в другое государство для загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором будет осуществляться последующая загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из последнего иностранного государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка) и включая день прибытия в Республику Беларусь – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется последняя загрузка (разгрузка).
День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (п. 23 Инструкции № 115).
Основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, является паспорт, содержащий соответствующую отметку.
Если при пересечении границы государства пограничные службы не делают отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы для возмещения суточных в иностранной валюте, могут являться:
– путевые листы с отметками о датах прибытия и выбытия из места назначения;
– международная товарно-транспортная накладная «СМR»;
– регистрационные листки тахографа (тахограммы), которые должны быть у каждого водителя-международника в соответствии с Правилами автомобильных перевозок грузов, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970;
– иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате ГСМ, дорожных и (или) таможенных сборов, страхования автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.).
При отсутствии таких документов либо если на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из государств, время (день) пересечения границы работником может быть определено на основании задания на командировку, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Они должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, предусматривать время движения и отдыха работника и быть максимально приближены к его реальному перемещению.
Пошаговый расчет командировочных сумм
Шаг 1. Проверим приложенные к авансовому отчету документы.
Информация о пересечении водителем границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, проверяется:
– по отметкам в паспорте водителя о пересечении границ;
– данным, содержащимся в путевых листах, международной ТТН «СМR» и в тахограмме;
– иным сопроводительным документами (чеки, счета, квитанции об оплате ГСМ и др.).
Поскольку в данной ситуации работник 22 июня 2018 г. выполняет задание по доставке груза № 1 из г. Гродно в г. Орлеан и в тот же день выезжает в Германию для выполнения задания по доставке груза № 2, то расходы по найму жилого помещения и суточные за этот день возмещаются по нормам, установленным для страны, в которую водитель выехал (Германии).
Шаг 2. Проверим оформленный работником авансовый отчет.
В случае подтверждения пересечения границ в указанные даты наниматель обязан оплатить водителю расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов за все дни, оговоренные в приказе и задании на командировку:
– за 19–21 июня 2018 г. – в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Франции, – 21 евро (140 евро × 5 % × 3 суток);
– за 22–26 июня 2018 г. – для Германии – 25 евро (100 евро × 5 % × 5 суток).
Суточные командированному водителю возмещаются:
– за 19–21 июня 2018 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Франции (60 евро);
– за 22–26 июня 2018 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии (40 евро).
Шаг 3. Укажем работнику на необходимость возврата в кассу неиспользованного остатка денежных средств, полученных на командировочные расходы.
Работник должен вернуть в кассу неиспользованный остаток денежных средств, полученных на командировочные расходы (10 руб. и 4 евро).
Шаг 4. Представим авансовый отчет на утверждение руководителю организации.
Сумма утверждаемого авансового отчета составит:
– суточные по нормам Франции – 180 евро (60 евро × 3 суток);
– суточные по нормам Германии – 200 евро (40 евро × 5 суток);
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Франции – 21 евро;
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Германии – 25 евро;
– расходы на оплату ГСМ – 490 руб. и 120 евро.
Итого: 490 руб. и 546 евро.
