Ситуация. Простой у водителя в командировке не по его вине
В соответствии с приказом нанимателя и заданием на командировку водитель направляется по маршруту Могилев – Лодзь (Республика Польша) – Минск – Могилев.
Согласно заданию на командировку первая загрузка производится в г. Могилеве и водитель выезжает для доставки груза в г. Лодзь.
В г. Лодзи водитель должен был загрузиться и доставить груз в г. Минск. Под загрузкой в г. Лодзи водитель простоял 3 дня вместо одного.
Согласно приказу и заданию на командировку маршрут водителя по дням должен быть следующим (см. табл. 1):
8 августа из Польши по факсу прислано письмо, в котором сообщалось о поломке погрузчика на складе в г. Лодзи и о невозможности загрузки приехавшего водителя в ближайшие несколько дней до устранения поломки.
При возвращении водителя из служебной командировки согласно отметкам в паспорте и иным приложенным к авансовому отчету документам перемещение водителя по маршруту, указанному в задании на командировку, по дням по факту было следующим (см. табл. 2):
Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, водитель по возвращении из командировки в бухгалтерию не представил. В организации возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов при командировках за границу предусмотрено в размере 5 % установленных законодательством норм.
Основным нормативным документом, регулирующим порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, является Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы (п. 8 Инструкции № 115):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) найму жилого помещения;
3) проживанию вне места жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Справочно: при направлении работника в командировку наниматель издает приказ, где указывается место командирования, даты командировки и ее цель. Основанием для расчета и выплаты аванса командированным работникам (суточных, расходов по найму жилого помещения) как раз и является такой приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
При командировании водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, оплата расходов по найму жилого помещения (включая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Водителям коммерческих организаций оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.
Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъездаиз Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, независимо от продолжительности временной остановки в пути следования и в связи с этим пребывания водителя на территории иностранного государства при проезде в страну командирования либо обратно.
Важно! За время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработная плата (денежное довольствие) не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 29 Инструкции № 115).
Таким образом, при задержке в пути командированного работника по уважительным причинам (не зависящим от него причинам) заработная плата (денежное довольствие) сохраняется, суточные за это время выплачиваются и расходы по найму жилого помещения возмещаются соответственно.
В нашем случае, когда водителю пришлось несколько дней ждать загрузки и эти дни не были предусмотрены приказом, продление служебной командировки надо оформить дополнительным распорядительным документом (приказом (распоряжением)), в котором следует отразить причину продления служебной командировки, указав ее новый срок. Данный документ необходим для возмещения работнику командировочных расходов, не покрытых ранее выданным авансом, за дни простоя в г. Лодзи (см. приложение).
Примечание. Приказ (распоряжение) в данной ситуации целесообразно оформить по возвращении работника из командировки, так как на момент получения письма из Польши наниматель не может знать, на какое количество дней целесообразно продлевать командировку и в какие сроки польская сторона произвела ремонт погрузчика. Главное, что наниматель уведомлен о вынужденном простое водителя.
Вопрос о включении тех или иных видов командировочных расходов в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, можно рассматривать только после того, как соблюдено основное условие, определенное в п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК): командировочные расходы, как и иные другие, должны быть связаны с процессом производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг).
Подтвердить производственный характер командировки, а также время простоя по не зависящим от водителя причинам можно приказом (распоряжением) нанимателя о направлении в командировку, в котором указывается цель командирования, причины продления срока служебной командировки, причины простоя в командировке, а также отчетом водителя о выполненной в командировке работе.
Несмотря на то что в нашей ситуации имел место простой, этот простой был не по вине водителя, а по вине польской стороны. Таким образом, командировочные расходы за дни простоя наниматель обязан оплатить водителю, и суточные вместе с расходами по найму жилого помещения, возмещаемые работнику, можно учитывать при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 130 НК).
Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, а также на территории Республики Беларусь определены в приложении 1 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и в постановлении Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48) соответственно и приведены в табл. 3.
Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном постановлением № 48, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления (подп. 4.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).
При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.
Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных подлинных подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.
Поскольку в организации, направляющей водителя в командировку, не предусмотрено повышение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов более 5 %, то за дни командировки водителю должны быть возмещены эти расходы в следующих размерах:
– 6 дней по нормам Польши (07.08.2018–12.08.2018): 6 дней × (150 долл. США × 5 %) = 45 долл. США;
– 2 дня по нормам Республики Беларусь (06.08.2018 и 13.08.2018): 2 дня × 2,50 руб. = 5 руб.
