В материале автор рассматривает, как организовать учет трудовых книжек и отразить на счетах бухгалтерского учета их выдачу.
Ситуация. Бухгалтерский учет приобретения и выдачи трудовых книжек
Торговая организация приобрела трудовые книжки в январе 2016 г. для выдачи работникам. Стоимость трудовых книжек была отнесена в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Иных бухгалтерских записей организация не делала.
Организация в данной ситуации допустила ошибку. Так, стоимость трудовых книжек должна возмещаться работниками. Исправления вносятся в т.ч. и в данные забалансового учета.
При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек от 16.06.2014 № 40; далее – Инструкция № 40).
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утверждает республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в области труда (ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.
Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведут в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п. 81 Инструкции № 40).
Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
Организация допустила ошибку в бухгалтерском учете трудовых книжек. Ей следует внести исправления в соответствии с требованиями Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 (далее – Национальный стандарт № 80).
Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов (пп. 9, 10 Национального стандарта № 80).
Ошибку, допущенную в отчетном году и выявленную до его окончания, исправляют в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка, дополнительной или сторнировочной записью (записями) по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Доход или расход, возникающие в результате исправления этой ошибки, отражают в составе доходов или расходов отчетного года.
Данные забалансового учета исправляют в общеустановленном порядке, поскольку забалансовые счета входят как в типовой, так и в план счетов бухгалтерского учета организации (пп. 2 и 3 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50; далее – Инструкция № 50), и Национальный стандарт № 80 не содержит каких-либо исключений для них в плане исправления ошибок.
Забалансовый счет 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты (п. 84 Инструкции № 50).
На счете 10 «Материалы» обобщается информация о наличии и движении материалов (п. 16 Инструкции № 50).
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (п. 57 Инструкции № 50).
На основании вышеизложенного в бухгалтерском учете организация должна сделать следующие исправительные записи в месяце обнаружения ошибки:
Д-т 44 – К-т 60
– сторнировочная запись на стоимость трудовых книжек, ошибочно отнесенных на счет 44;
Д-т 006
– оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 10 – К-т 60
– оприходованы бланки трудовых книжек на балансовом счете;
К-т 006
– отражена выдача трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» – К-т 10
– отражена выдача трудовых книжек на балансовом счете;
Д-т 73 – К-т 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности»
– отражена возмещаемая работниками стоимость трудовых книжек;
Д-т 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 73
– внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (произведены удержания из заработной платы).
