Ситуация. Расчет корпоративной карточкой
К счету в белорусских рублях организации открыта корпоративная карточка, которая выдается работникам при направлении их в командировку. Посредством карты оплачиваются жилье, суточные, иные командировочные расходы. В мае 2019 г. на карточку, которая выдана водителю автомобиля при направлении его в командировку, перечислено 700 руб. По возвращении из нее 3 мая 2019 г. работник представил 28 мая 2019 г. авансовый отчет, из которого видно, что он израсходовал 350 руб. на оплату суточных и жилья (подтверждающие документы приложены к отчету). На 349,29 руб. подтверждающих документов нет, и работник в авансовом отчете данные суммы не указал. Остаток на корпоративной карточке при возвращении работника из командировки составил 0,71 руб.
Каковы действия нанимателя в отношении израсходованных работником сумм, не подтвержденных документально и не отраженных в отчете?
Мог ли наниматель в июне перечислить на корпоративную карточку денежные средства и передать эту карточку этому же водителю или необходимо сначала заплатить подоходный налог с суммы 349,29 руб., потраченной работником в командировке и не подтвержденной документально?
До 1 июня действовали старые правила ведения кассовых операций
Новые правила ведения кассовых операций, установленные Инструкцией № 117*, вступили в силу с 1 июня 2019 г., поэтому если на корпоративную карточку были переведены денежные средства в белорусских рублях до этой даты, то по порядку выдачи аванса на командировку посредством перечисления денежных средств на корпоративную карточку следовало руководствоваться Инструкцией № 107**.
Аванс на командировочные расходы можно выдавать как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек (п. 5 Положения № 176***, п. 34 Инструкции № 107). Соответственно корпоративной карточкой работники могли оплачивать расходы в командировке. Порядок выдачи работникам карточек на период командировок организации разрабатывают самостоятельно, но, поскольку карточка такого рода не является личной карточкой работника, на время командировки работник просто является ее держателем (пп. 25, 28, 29 Инструкции № 34****).
__________________________
* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
** Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
*** Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
**** Инструкция о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34).
Документом, подтверждающим проведение операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету, порядок представления которой определяется в договоре о ее использовании. В выписку должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету операциях при использовании карточки за определенный период (часть пятая п. 38 Инструкции № 34).
Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным) и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой (часть вторая п. 40 Инструкции № 107).
С неподтвержденных и не удержанных нанимателем сумм удерживают подоходный налог
Если работник расходовал денежные средства со счета корпоративной карты, не подтвердив расходы документально, наниматель вправе издать распоряжение на удержание из зарплаты работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса (ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
В нашей ситуации работник представил отчет 28 мая (последний день окончания 15-дневного срока, установленного для возвращения аванса). Если наниматель не издал распоряжение об удержании суммы 349,29 руб., то 1 июля 2019 г. является датой получения работником дохода в указанном размере.
Справочно: для целей исчисления подоходного налога с не подтвержденных документально сумм, израсходованных в командировке, дата фактического получения дохода определяется как первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия распоряжения об удержании у плательщика сумм задолженности в погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса (подп. 1.7 п. 1 ст. 213 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Исчисленную сумму подоходного налога удерживает организация как налоговый агент за счет любых денежных средств, выплачиваемых этому работнику. Следовательно, при ближайшей выплате доходов работнику начиная с 1 июля 2019 г. исчисленную сумму подоходного налога у него следует удержать и перечислить в бюджет (часть вторая п. 4 ст. 216 НК).
Новые правила перечисления аванса на карточку
До 1 июня 2019 г. перечисление аванса на корпоративную карточку было разрешено без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам денежных средств (часть вторая п. 42 Инструкции № 107).
С 1 июня 2019 г. допускается выдача корпоративной дебетовой карточки с обеспечением доступа к счету клиента в белорусских рублях для совершения текущих операций, включая расходы, связанные со следующей служебной командировкой, без представления отчета по ранее полученным денежным средствам при условии, что работник представит не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, отчет по каждой текущей операции и каждой служебной командировке (п. 76 Инструкции № 117).
Поскольку командировка началась до 1 июня 2019 г., наниматель мог без представления отчета перечислить аванс на следующую командировку посредством перечисления денежных средств на корпоративную карточку.
