Расходы, возмещаемые по служебным командировкам и освобождаемые от подоходного налога
От подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций, возмещающих работникам расходы, связанные с выполнением ими служебных командировок (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
К возмещаемым расходам законодательство относит расходы:
– на проезд к месту служебной командировки и обратно;
– наем жилого помещения;
– проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Справочно: помимо перечисленных компенсаций:
– наниматель обязан выдать на командировочные расходы аванс;
– за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются:
место работы (должность);
заработная плата в течение всего срока служебной командировки (но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы).
Наниматель вправе закрепить в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (часть третья ст. 7 ТК).
Однако освобождение от подоходного налога будет применяться только:
– к суточным, выплачиваемым в пределах норм, установленных законодательством;
– фактически произведенным и документально подтвержденным расходам по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством.
Важно! В связи с ростом тарифа на перевозку пассажиров на региональных линиях экономкласса с 20 марта увеличился размер компенсации, выплачиваемой работнику, командированному в пределах Беларуси, в случае отсутствия у него подлинных проездных документов;
– иным расходам на командировки, произведенным работником с разрешения или ведома нанимателя и оплачиваемым (возмещаемым) в соответствии с законодательством.
В других случаях оплата расходов на служебные командировки признается объектом налогообложения.
Как наличие или отсутствие авансового отчета влияет на порядок налогообложения
Рассмотрим налоговые последствия в случаях представления авансового отчета и при его отсутствии.
Ситуация 1. Авансовый отчет не представлен
Работник организации с 15 по 16 января 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Слуцк. Наниматель выдал командированному наличными аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных, а также расходов по найму жилого помещения в размере 110 руб.
По возвращении из командировки работник не отчитался за полученный аванс и не возвратил его нанимателю, а наниматель не принял в установленный срок распоряжение об удержании у работника выданного аванса.
Является ли сумма аванса доходом работника и в каком месяце организации следует включить эту сумму в доходы?
Полученная командированным работником сумма аванса будет являться его доходом, облагаемым подоходным налогом. Организация должна включить данную сумму в доходы марта 2018 г.
Обоснуем наш вывод.
Работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан был не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации и представляющие отчет в ее бухгалтерскую службу, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия:
– представить в бухгалтерскую службу организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
– возвратить неиспользованные денежные средства (при их наличии) (п. 8 Инструкции № 35*, пп. 40, 41 Инструкции № 107**).
__________________________
* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
** Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
При непредставлении отчета работник обязан в эти же сроки вернуть организации все денежные средства, выданные ему в качестве аванса, как неиспользованные.
Последний срок представления отчета (возврата аванса) – 19 января 2018 г.
При невыполнении работником этих правил наниматель вправе был не позднее 1 месяца со дня окончания этого срока принять распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса (ст. 107 ТК). То есть наниматель мог воспользоваться этим правом до 19 февраля 2018 г. включительно.
Так как этого не произошло, не возвращенная командированным работником сумма аванса является его доходом, облагаемым подоходным налогом.
С учетом нормы, предусмотренной подп. 1.121 п. 1 ст. 172 НК, организация должна включить данную сумму в доходы марта 2018 г.
Справочно: при невозврате физическим лицом налоговому агенту в установленный срок денежных средств, полученных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, за исключением случаев представления таким плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке, дата фактического получения дохода определяется как первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия налоговым агентом распоряжения об удержании у плательщика сумм задолженности в погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса (подп. 1.121 п. 1 ст. 172 НК).
Ситуация 2. Авансовый отчет представлен
Руководитель организации с 19 по 20 февраля 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Ереван (Республика Армения).
Предельная норма возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточные) в Республику Армения для работников, направляемых в краткосрочные командировки, составляет 30 долл. США (постановление № 7*).
__________________________
* Постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7).
Вместе с тем в соответствии с положением о командировках, утвержденным в организации, для ее руководства размер возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточные) установлен в размере, на 100 % превышающем нормы, установленные законодательством Республики Беларусь.
В связи с этим руководителю организации выплачены суточные в размере 60 долл. США за каждые сутки (всего 120 долл. США).
По возвращении из командировки руководитель 21 февраля 2018 г. представил в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) в иностранной валюте с приложенными квитанциями, счетами по произведенным за границей расходам.
2.1. Является ли сумма суточных, превышающая на 60 долл. США размер суточных, определенный постановлением № 7, объектом обложения подоходным налогом?
Является.
От подоходного налога освобождаются только суммы суточных, выплачиваемых в пределах норм, предусмотренных постановлением № 7. Сумма, превышающая указанные нормы, является доходом работника и облагается подоходным налогом (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, суммы денежных средств, выданные работнику организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие установленные законодательством Республики Беларусь нормы (60 долл. США), являются его доходом, облагаемым подоходным налогом.
2.2. Какая дата в этом случае будет являться датой фактического получения дохода?
День составления плательщиком авансового отчета.
Дата фактического получения дохода при направлении плательщика в служебную командировку определяется как день составления таким плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке (подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК).
Таким образом, при невозврате физическим лицом налоговому агенту в установленный срок денежных средств, полученных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в случае представления авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке, дата фактического получения дохода определяется как день составления таким плательщиком указанного авансового отчета.
В нашем случае дата составления авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке – 21 февраля 2018 г.
С учетом изложенного сумма в размере 60 долл. США должна быть включена в доходы этого работника за февраль 2018 г.
Доходы плательщика, полученные в иностранной валюте, пересчитываются в белорусские рубли по официальному курсу, установленному Нацбанком на дату фактического получения доходов (п. 6 ст. 156 НК).
Таким образом, для правильного определения налогооблагаемого дохода организация должна сумму в размере 60 долл. США пересчитать по официальному курсу, установленному Нацбанком, на дату составления авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке – 21 февраля 2018 г.
