Установление премий работникам – право нанимателя, а не его обязанность. Это означает, что наниматель вправе утвердить систему оплаты труда, которая предусматривает премиальную составляющую (повременно-премиальную, окладно-премиальную, сдельно-премиальную систему оплаты труда и т.д.), и отразить данный факт документально.
Важно! Если в организации внутренними документами закреплена система оплаты труда, включающая премии, то в этом случае начисление и выплата премий сотрудникам на основании внутренних соглашений являются уже обязанностью нанимателя.
В каких документах следует отразить условия и порядок премирования сотрудников?
1. Трудовой договор с работником.
Существует 2 варианта закрепления в трудовом договоре условия о премировании:
– полностью прописать условия и порядок премирования;
– сделать ссылку на локальные нормативные акты, в которых содержатся данные сведения.
Целесообразно использовать второй вариант.
2. Положение об оплате труда, положение о премировании.
В этих локальных нормативных актах устанавливают все существенные условия премирования сотрудников:
– возможность начисления премий сотрудникам (системы оплаты труда);
– виды премий и их периодичность (за результаты по итогам работы за месяц, квартал, год и т.д., разовые премии к праздничным датам и др.);
– перечень сотрудников, которым положены определенные виды премий (все работники организации, отдельные структурные подразделения, отдельные должности);
– конкретные показатели и методика расчета премий (например, определенный процент от оклада за выполнение плана продаж; фиксированная сумма и конкретные праздничные даты и т.д.);
– условия, при которых премия не начисляется;
– другие условия.
3. Коллективный договор.
Если в организации между нанимателем и работниками заключен коллективный договор, то в нем также должны указываться сведения о порядке премирования работников.
Важно! Работник должен быть под роспись ознакомлен с положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором (при наличии).
Всегда ли начислить премию можно лишь по приказу?
Основанием для выплаты премии является приказ.
Оформление приказа о премировании во многом зависит от условий трудового договора (контракта) с работником.
Если положения о выплате заработной плате и премии изложены примерно следующим образом:
«за выполнение трудовой функции работнику выплачивается должностной оклад, а также ежемесячная премия в размере 30 % от должностного оклада», –
то такую премиальную выплату можно отдельным приказом не оформлять.
В случае, когда трудовой договор не содержит четко согласованного размера премии, а отсылает к иным локальным актам организации, приказ издается обязательно.
Важно! Одного приказа руководителя на выплату премий недостаточно для включения премий в расходы организации.
Приказ о премировании работников обязательно должен содержать ссылку на тот документ, которым регулируется выплата премий. В противном случае проверяющие имеют все основания снять «премиальные» расходы и доначислить соответствующие налоги.
Рекомендация. Составляйте приказ о премировании по форме, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации.
Почему важны формулировки приказа?
Оформляя приказ о выплате премии, уделите внимание формулировке, согласно которой начисляются премии.
Чтобы избежать споров с контролирующими органами, из приказа должно следовать, что премии начисляются за конкретные трудовые показатели (например, выполнение/перевыполнение плана продаж, плана производства и т.д.). Тогда их, без сомнения, можно учитывать в налоговых расходах. Кроме того, если сумма премий подтверждается расчетами (например, процент от суммы договоров с новыми клиентами, от суммы полученной прибыли и т.д.), то у инспекторов не останется никаких шансов снять расходы на выплату таких премий.
От редакции:
Премии к юбилею (Новому году, отпуску и т.д.), а также премии за высокие достижения в спорте, за активное участие в общественной жизни организации и т.п. никакого отношения к результатам трудовой деятельности работника не имеют.
Вывод. Чтобы подтвердить, что выплата действительно является премией, учитываемой в расходах на оплату труда, нужны 3 документа:
1) документ о порядке назначения и выплаты премий (в т.ч. показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т.п.). Если таким документом является коллективный договор или локальный нормативный акт (например, положение об оплате труда), то в трудовом договоре работника должна быть ссылка на этот документ;
2) документ о выполнении работником условий премирования. Это могут быть служебная записка непосредственного руководителя о достижении работником конкретных трудовых показателей или расчет суммы премии;
3) приказ о выплате премии.
