Отчет за 2017 г., который должен быть представлен не позднее 25 января 2018 г., страхователи представляют по форме, утвержденной постановлением Белстата от 11.07.2016 № 78. Постановление № 538 вступает в силу с 1 февраля 2018 г. Следовательно, с 1 февраля 2018 г. все отчеты должны представляться по новой форме и с учетом норм Положения № 538. Это требование распространяется и на отчеты за предыдущие периоды.
Отчет не будет относиться к государственной статистической отчетности. Следовательно, на него не будет распространяться действие Закона Республики Беларусь от 28.11.2004 № 345-З «О государственной статистике» и ст. 23.18 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Белгосстраху даны полномочия разъяснять страхователям порядок составления и представления отчетов, а также проверять правильность их составления и представления.
Белгосстрах вправе требовать от страхователей представления сведений, в т.ч. документов (их заверенных копий), на основании которых составлен отчет (пп. 8, 9 Положения № 538).
Что изменилось в форме отчета
Принципиальных изменений форма не претерпела. Обратим внимание на самые важные.
1. В форму отчета добавлены новые строки:
– «Следует к платежу»;
– «Страховой тариф».
Они необходимы при проведении расчетов показателей отчета.
2. Вместо указания в отчете полного наименования страхователя нужно указывать его сокращенное наименование строго в соответствии с учредительными документами.
3. Вместо почтового адреса (фактического) указывается место нахождения (жительства) страхователя, которое предусмотрено в его учредительных документах (для индивидуального предпринимателя – в свидетельстве о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, для иного физического лица – место его регистрации). Если место нахождения (жительства) не совпадает с почтовым адресом, то дополнительно после указания места нахождения (жительства) указывается почтовый адрес.
4. Установлено, что регистрационный номер страхователя – обособленного подразделения юридического лица (кроме представительства иностранной организации) в Белгосстрахе указывается полный, т.е. тот, который предусмотрен в документе, подтверждающем регистрацию в Белгосстрахе. Он двойной: вначале указывается регистрационный номер самого обособленного подразделения, а далее через символ «/» указывается регистрационный номер юридического лица, которое создало это обособленное подразделение.
Когда отчет считается непредставленным
Отчет считается непредставленным в следующих случаях (п. 7 Положения № 538):
– отчет составлен не по установленной форме;
– в отчете отсутствует указание на период, за который он представляется;
– в отчете не указаны сокращенное наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется)) страхователя, либо его место нахождения (место жительства), либо его регистрационный номер в Белгосстрахе;
– в отчете отсутствует подпись руководителя страхователя (страхователя) или представителя страхователя, уполномоченного на составление отчета.
Считается непредставленным отчет при нарушении способа его представления, например, поступивший по почте (п. 36 Положения № 538).
Случаи, когда отчет можно не представлять
Отчет можно не представлять, если:
1) одновременно соблюдены следующие условия:
– в отчетном периоде отсутствовала облагаемая база в отношении застрахованных лиц (до 1 февраля 2018 г. было другое основание – если у страхователя не работали застрахованные лица);
– страхователь не уплачивал страховые взносы, штрафы, пени (в т.ч. за прошлые отчетные периоды);
– страхователь не начислял пособия по временной нетрудоспособности и доплаты до среднемесячного заработка застрахованного (абз. 2 п. 6 Положения № 538).
Эта норма применяется в отношении отчета, представляемого как за календарный год, так и по реорганизации и ликвидации;
2) решение о ликвидации юридических лиц (прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей) принято регистрирующим органом (абз. 3 п. 6 Положения № 538). Это новое основание непредставления отчета.
Если страхователь представил отчет по реорганизации или отчет по ликвидации, то отчет за календарный год (в т.ч. последующие годы) он может не представлять, кроме случая отмены решения, являющегося основанием для представления отчетов по реорганизации или ликвидации (п. 3, часть вторая п. 34 Положения № 538). Если принятое решение отменено, страхователь должен представить отчет за календарный год не позднее 15 рабочих дней, исчисляемых со дня, следующего за днем отмены указанного решения.
Пример
Отчет представлять не нужно
Страхователь в отчетном периоде предоставлял работу одному застрахованному лицу, но облагаемая база отсутствовала (работник находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет), не уплачивались страховые взносы, штрафы, пени. Не начислялись пособия и доплаты. В отличие от действующего в настоящее время порядка страхователь не обязан представлять отчет с 1 февраля 2018 г. по такому работнику.
Отчет по почте представлять запрещено
Запрещено представление отчета по почте (часть третья п. 36 Положения № 538). Причиной запрета явились массовые ошибки в отчетах, представленных по почте.
Установлен порядок представления отчета для микроорганизаций
Для большинства страхователей с численностью до 15 человек экономически нецелесообразно приобретение средств электронной цифровой подписи, необходимых для представления отчета в виде электронного документа. Для данной категории плательщиков предусмотрена возможность представления отчета не только на бумажном носителе (нарочным), но и в электронном виде через учетную запись и пароль. Порядок выдачи учетных записей и паролей будет устанавливать Белгосстрах (в форме локального нормативного правового акта – приказа).
Указанный способ представления отчетов не повлечет для страхователей дополнительного расходования средств. Он даст возможность привлечь в систему электронных отчетов дополнительное количество страхователей.
Как и ранее, страхователи с численностью 15 и более человек должны представлять отчеты только в виде электронного документа, с использованием средств электронной цифровой подписи.
Целесообразно иметь в наличии документ, подтверждающий представление отчета
Установлено, что факт представления страхователем отчета в виде электронного документа или в электронном виде будет подтверждать квитанция, формируемая с использованием программного обеспечения Белгосстраха (часть вторая п. 39 Положения № 538). Рекомендуем распечатывать такую квитанцию и хранить ее как документ, подтверждающий представление отчета.
Определены правила внесения исправлений в отчет
В гл. 5 Положения № 538 определен порядок внесения исправлений в отчет (представления уточненных отчетов).
Так, исправление страхователем ошибок в бухгалтерском учете в связи с занижением или завышением облагаемой базы, в т.ч. обусловленным невключением или ошибочным включением в облагаемую базу выплат, начисленных в пользу застрахованных лиц, отражается в отчете следующим образом:
– если ошибка допущена страхователем в календарном году, за который представляется отчет, и исправлена в бухгалтерском учете до его окончания, сумма облагаемой базы корректируется по стр. 04 в графе, соответствующей кварталу, в котором соответствующая выплата в пользу застрахованного лица должна была быть включена в облагаемую базу либо исключена из нее;
– если ошибка допущена страхователем в отчетных периодах прошлых лет и исправлена в бухгалтерском учете в календарном году, за который представлен отчет, исправления в этом отчете производятся посредством отражения доначисленных (излишне начисленных) страховых взносов по стр. 10 за тот период, в котором соответствующее доначисление (излишнее начисление) страховых взносов было произведено страхователем в бухгалтерском учете. Сумма страховых взносов исчисляется по страховому тарифу, действовавшему в отчетном периоде, за который корректируются страховые взносы.
Если внесение исправлений в отчет повлекло искажение данных в последующих отчетах страхователя, то он обязан внести исправления в эти отчеты.
