Ситуация 1. Однодневная командировка водителя на автотранспорте нанимателя
Организация (г. Гродно) по приказу и заданию нанимателя направляет водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, в служебную командировку за границу в г. Белосток (Польша) сроком на один день 18 сентября 2018 г. на автотранспорте нанимателя.
Согласно отметке в паспорте работника время пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее – граница Республики Беларусь) при выезде в Польшу – 8:25, время возвращения обратно в Республику Беларусь – 17:30.
Работнику выдан аванс на 1-дневную командировку в сумме 90 руб. и 50 долл. США.
Расходы на оплату горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) составили 86 руб.; cуточные по нормам Польши – 25 долл. США (50 долл. США × 1 сутки × 50 %), оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Польши – 7,5 долл. США.
Ситуация 2. Двухдневная командировка водителя
Организация (г. Слуцк) по приказу и заданию нанимателя направляет водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, в служебную командировку за границу в г. Бяла-Подляску (Польша) сроком на 2 дня 18–19 сентября 2018 г. на автотранспорте нанимателя.
Согласно отметке в паспорте работника пересечение границы Республики Беларусь при выезде в Польшу произошло 19 сентября 2018 г. в 00:15, при возвращении обратно в Республику Беларусь – в 15:20.
Работнику выдан аванс на 2-дневную командировку в сумме 330 руб. и 100 долл. США.
Расходы на оплату ГСМ составили 316 руб. Cуточные по нормам: Республики Беларусь – 7 руб. (1 сутки), Польши – 50 долл. США (1 сутки). Оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Республики Беларусь – 2,50 руб., Польши – 7,5 долл. США.
Как рассчитать сумму командировочных расходов?
Основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направленным в служебную командировку за границу, служит приказ (распоряжение) нанимателя и задание на командировку, в котором указываются государство и время нахождения за границей.
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (пп. 2 и 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления наниматель определяет самостоятельно (п. 5 Инструкции № 115).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить командировочные расходы, в т.ч. расходы по найму жилого помещения и за проживание вне места постоянного жительства (суточные) (п. 8 Инструкции № 115).
Сумму аванса, подлежащую выдаче работнику на возмещение командировочных расходов, рассчитывают исходя из норм их оплаты при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п. 9 Инструкции № 115).
Справочно: при служебных командировках в Польшу норма возмещения расходов установлена:
– за проживание вне места жительства (суточных) в размере 50 долл. США для работников, направляемых в краткосрочные командировки;
– по найму жилого помещения в сутки – до 150 долл. США (постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»; далее – постановление № 7).
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплата суточных производится в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления № 7).
При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, за границу оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от установленной нормы расходов по найму жилого помещения, учитывая время нахождения в пути следования. При этом нанимателям в коммерческих организациях и индивидуальным предпринимателям предоставлено право увеличить размер указанного возмещения до 20 % от установленной нормы (п. 16 Инструкции № 115).
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115). Суточные за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Справочно: постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:
– за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов (суточные) – 7 руб. в сутки;
– по найму жилого помещения без представления подлинных подтверждающих документов – 2 руб. 50 коп. в сутки.
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения границы Республики Беларусь.
День пересечения границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (п. 23 Инструкции № 115). С учетом норм Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 "О документировании населения Республики Беларусь" автор полагает, что основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, является паспорт, содержащий соответствующую отметку. Если при пересечении границы государства пограничными службами не делаются отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы, могут являться путевые листы с отметками о датах прибытия и выбытия из места назначения, международная товарно-транспортная накладная «СМR», регистрационные листки тахографа (тахограммы) и иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате ГСМ, за стоянку и др.). В случае отсутствия таких документов время (день) пересечения границы водителем может быть определено на основании задания на командировку, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника.
При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 24 Инструкции № 115).
Пошаговый расчет командировочных сумм
Ситуация 1
Шаг 1. Проверьте приложенные к авансовому отчету документы, в т.ч. отметки в паспорте водителя о пересечении границы Республики Беларусь при выезде в Польшу 18 сентября 2018 г. в 8:25 и возвращении обратно в тот же день в 17:30.
Водитель выехал из Республики Беларусь в служебную командировку в Польшу и вернулся обратно в течение одного дня – 18 сентября 2018 г. Суточные за этот день выплачиваются работнику в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной законодательством для Польши, – 25 долл. США (50 долл. США × 50 %).
Шаг 2. Проверьте оформленный работником авансовый отчет. Нормами законодательства не оговорено, за какую продолжительность суток оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т.ч. без подтверждающих документов. В связи с этим за сутки, на которые приходятся дата прибытия транспортного средства к месту командирования и дата выбытия из него, производится возмещение указанных расходов.
Следовательно, за 18 сентября 2018 г. работнику осуществляется оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 5 % (20 %, если такое решение примет наниматель) от установленной нормы. Размер возмещения составит: 150 долл. США × 5 % = 7,5 долл. США.
Шаг 3. Укажите работнику на необходимость возврата в кассу неиспользованного остатка денежных средств, полученных на командировочные расходы (4 руб. и 17,5 долл. США).
Шаг 4. Представьте авансовый отчет на утверждение руководителю. Сумма утверждаемого авансового отчета составит:
– суточные по нормам Польши: 50 долл. США × 50 % = 25 долл. США;
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Польши – 7,5 долл. США;
– расходы на оплату ГСМ – 86 руб.
Итого: 86 руб. и 32,5 долл. США.
Ситуация 2
Шаг 1. Проверьте приложенные к авансовому отчету документы, в т.ч. отметки в паспорте водителя о пересечении границы Республики Беларусь при выезде в Польшу 19 сентября 2018 г. в 0:15 и возвращении обратно в тот же день в 15:20.
В данном случае день отъезда из Республики Беларусь в Польшу совпал с днем прибытия в Республику Беларусь – 19 сентября 2018 г. Следовательно, возмещение суточных командированному водителю следует производить за этот день в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Польши, – 50 долл. США.
Что касается времени следования по территории Республики Беларусь 18 сентября 2018 г. до дня отъезда из Республики Беларусь в Польшу, то суточные за это время следует выплачивать в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь, – 7 руб.
Шаг 2. Проверьте оформленный работником авансовый отчет. Нормами законодательства не оговорено, за какую продолжительность суток оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т.ч. без подтверждающих документов. Наниматель обязан произвести водителю оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов за все время нахождения в служебной командировке:
– за 18 сентября 2018 г. – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (2,50 руб.);
– за 19 сентября 2018 г. – в размере 5 % (20 %, если такое решение примет наниматель) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Польши – 7,5 долл. США (150 долл. США × 5 %).
Шаг 3. Укажите работнику на необходимость возврата в кассу неиспользованного остатка денежных средств, полученных на командировочные расходы (4,5 руб. и 42,5 долл. США).
Шаг 4. Представьте авансовый отчет на утверждение руководителю. Сумма утверждаемого авансового отчета составит:
– суточные по нормам Республики Беларусь – 7 руб. (1 сутки);
– суточные по нормам Польши – 50 долл. США (1 сутки);
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Республики Беларусь – 2,50 руб. (1 сутки);
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Польши – 7,5 долл. США;
– расходы на оплату ГСМ – 316 руб.
Итого: 325,5 руб. и 57,5 долл. США.
