Не секрет, что в жизни случается всякое: и хорошее, и плохое. Как говорится, все проблемы решаемы, пока человек жив... Сегодня мы поговорим о грустном, но, к сожалению, в некоторых случаях неизбежном. Работник умер. Что надо сделать в этом случае бухгалтеру? Наш материал подскажет правильные действия в такой ситуации.
Смерть работника является основанием прекращения трудового договора (п. 6 ст. 44 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Рассмотрим общий порядок действий нанимателя, если работник умер.
Шаг 1. Оформление приказа
Издать приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении).
Основанием для издания приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника является свидетельство или справка о смерти физического лица.
Ситуация 1. Дата прекращения трудового договора в связи со смертью работника
Смерть работника наступила 2 февраля 2015 г., а свидетельство о смерти представлено 16 февраля 2015 г.
Приказ о прекращении трудового договора нужно издать в тот день, когда наниматель получил соответствующие документы. То, что между датой, указанной в свидетельстве о смерти, и датой издания приказа может пройти некоторое время, – совершенно нормальная ситуация. Это не означает, что нанимателю нужно оформлять приказ "задним числом", он издается только после получения свидетельства о смерти.
А вот датой прекращения трудового договора будет день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти.
В данном случае приказ датируем днем, когда у нанимателя возникло правовое основание для прекращения трудовых отношений, т.е. тогда, когда получено свидетельство о смерти – 16 февраля 2015 г. При этом датой прекращения трудовых отношений является дата смерти работника – 2 февраля 2015 г.
Шаг 2. Оформление и выдача трудовой книжки
После издания приказа о прекращении трудового договора необходимо внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего работника.
Формулировка в трудовой книжке будет специфической, поскольку слово "уволен" неприменимо в отношении физического лица, которого уже нет, но тем не менее прекращение трудовых отношений надо оформить. В связи с этим применяют формулировку "трудовой договор прекращен" (часть вторая п. 41 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40).
После внесения записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке ставятся печать работодателя и подпись лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Таким образом, в соответствии с общим порядком ведения трудовых книжек заверяются все записи, сделанные в трудовой книжке работника за время работы в этой организации.
Кто может получить трудовую книжку умершего работника?
В случае смерти работника трудовую книжку после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдают на руки одному из его родственников под расписку или высылают по почте по письменному заявлению родственника.
Личность обратившегося за получением трудовой книжки, а также наличие у него родственных связей с умершим работником должны быть документально подтверждены. Желательно заверить копии всех представленных документов и подшить их в личное дело работника.
Шаг 3. Выплата причитающихся сумм
Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего на день его смерти, не позднее 7 календарных дней со дня подачи нанимателю соответствующих документов (часть третья ст. 77 ТК).
Справочно: помимо заработной платы, нанимателю необходимо выплатить родственникам умершего работника:
– доплаты, надбавки компенсационного характера, стимулирующие выплаты;
– компенсацию за неиспользованный отпуск (выплачивается только если работник не уходил в отпуск);
– оплату больничного по листку временной нетрудоспособности.
Суммы пособий, причитавшиеся работнику и оставшиеся не полученными в связи с его смертью, назначает комиссия по назначению пособий со дня нетрудоспособности работника по день его смерти (п. 32, часть первая п. 35 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 28.06.2013№ 569; далее – Положение № 569).
Пособие выплачивается равными долями обратившимся членам семьи, проживавшим совместно с ним на день смерти, а также нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали ли они совместно с умершим. Требования о выплате недополученных сумм пособий могут быть предъявлены в течение 6 месяцев со дня смерти получателя.
Ситуация 2. Выплата пособия по временной нетрудоспособности члену семьи умершего работника
Сын работника, умершего 14 января 2015 г., представил 23 января листок нетрудоспособности в связи с его заболеванием с 8 по 14 января 2015 г. (7 календарных дней). Обязательные страховые взносы на социальное страхование за работника уплачивались более 6 месяцев до возникновения права на пособие.
Весь период нетрудоспособности работника составляет 7 календарных дней. Соответственно пособие следует назначить в размере 80 % среднедневного заработка работника за календарные дни за период с 8 по 14 января 2015 г.
Справочно: при отсутствии членов семьи, проживавших совместно с умершим на день смерти, и нетрудоспособных иждивенцев или непредъявлении в установленный срок требований о выплате недополученных сумм пособий эти суммы включаются в состав наследства и наследуются в порядке, установленном гражданским законодательством (часть третья п. 35 Положения № 569).
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
Ситуация 3. Оказана материальная помощь члену семьи в связи со смертью работницы предприятия
В результате несчастного случая на производстве погибла работница.
Предприятие выплачивает материальную помощь в размере 30 000 000 руб. дочери этой работницы. Сумма материальной помощи будет выплачиваться в течение 3 месяцев равными долями.
Объектом обложения подоходным налогом с физических лиц признают доходы, полученные плательщиками (п. 1 ст. 153 Налогового кодекса РБ; далее – НК):
– от источников в Республике Беларусь и (или) от источников за пределами Республики Беларусь – для физических лиц, признаваемых налоговыми резидентами РБ в соответствии со ст. 17 НК;
– от источников в Республике Беларусь – для физических лиц, не признаваемых налоговыми резидентами РБ.
Материальная помощь является социальной выплатой, которая может предоставляться работнику (сотруднику) предприятия, а также близким родственникам работника нанимателем на безвозмездной основе. Размер и основания оказания материальной помощи наниматель устанавливает самостоятельно.
Освобождаются от обложения подоходным налогом суммы материальной помощи, оказываемой нанимателями по месту основной работы (службы, учебы):
– умершего работника, в т.ч. пенсионера, ранее работавшего у этих нанимателей, одному из лиц, состоящих с умершим работником в отношениях близкого родства;
– работникам, в т.ч. пенсионерам, ранее работавшим у этих нанимателей, в связи со смертью лиц, состоящих с работником в отношениях близкого родства (подп. 1.8 п. 1 ст. 163 НК).
Справочно: к лицам, состоящим в отношениях близкого родства, относятся родители (усыновители), дети (в т.ч. усыновленные, удочеренные), родные братья и сестры, дед, бабка, внуки, супруги (подп. 2.1 п. 2 ст. 153 НК). Подтверждением права на льготу служат копия свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство с умершим.
Ограничение размера освобождаемого от налогообложения дохода в виде суммы такой материальной помощи отсутствует, т.е. указанная помощь в размере 30 000 000 руб., выплаченная в течение нескольких месяцев, не будет облагаться подоходным налогом независимо от того, сколько раз она выплачивается.
Ситуация 4. Выплаты на погребение и оказание материальной помощи в связи со смертью родственника
В организацию обратилась вдова (она же работница этой организации) умершего 2 марта 2015 г. работника, взявшая на себя организацию его погребения, с заявлением о выплате ей пособия на погребение и материальной помощи в связи со смертью близкого родственника.
Организация выплатила ей на банковскую пластиковую карточку пособие на погребение в установленном размере 6 228 000 руб. (на январь 2015 г.) и материальную помощь в сумме 5 000 000 руб.
Оказание организацией-нанимателем за счет собственных средств матеральной помощи работнику в связи со смертью его родственника не отменяет обязанность организации выплатить пособие на погребение.
Справочно: размер пособия определяют, как правило, на день смерти исходя из величины средней заработной платы рабочих и служащих в республике за позапрошлый месяц относительно месяца наступления его смерти.
Возмещение расходов по оказанию гарантированных услуг по погребению производится плательщиком в счет начисленных обязательных страховых взносов в ФСЗН.
Материальная помощь, оказываемая работникам в связи со смертью их близких родственников, не облагается обязательными страховыми взносами в ФСЗН и отчислениями в Белгосстрах (п. 7 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115).
