Ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует произвести инвентаризацию активов и расчетов. Автор данной статьи рассмотрел основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда и другим оплатам: сроки проведения инвентаризации, документы, которые нужно проверять, и правильное оформление результатов инвентаризации.
Общие положения
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию* активов и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается наличие, состояние и стоимость активов и обязательств (ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон № 3321-XII)).
__________________________
* Инвентаризация – периодическая проверка наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета.
Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
В ходе инвентаризации обязательств проверяют:
– правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;
– правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 62 Инструкции № 180).
При инвентаризации обязательств проверке подвергают следующие бухгалтерские счета: 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с депонентами", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Особое внимание следует обратить при инвентаризации расчетов с работниками на наличие сумм депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
Сроки и периодичность проведения инвентаризации
Инвентаризацию активов и обязательств проводят в надлежащие сроки и с периодичностью согласно пп. 7, 8 Инструкции № 180.
Важно! Для инвентаризации обязательств определена дата не ранее 1 декабря и не менее 1 раза в год.
Субъекты малого предпринимательства,применяющие упрощенный порядок налогообложения, должны проводить инвентаризацию активов и обязательств 1 раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом № 3321-XII.
Порядок, периодичность проведения инвентаризации, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике по бухгалтерскому учету.
Документальное оформление при проведении инвентаризации
Руководитель организации должен издать приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (примерная форма приказа изложена в приложении 1 к Инструкции № 180).
Приказ руководителя организации предусматривает также создание инвентаризационной комиссии.
Ситуация 1
В коммерческой организации, занимающейся оптовой торговлей, работают 2 человека – директор и главный бухгалтер.
Каким образом провести инвентаризацию и кого включить в комиссию?
В данной ситуации можно порекомендовать в состав инвентаризационной комиссии включить независимых аудиторов либо инвентаризация активов и обязательств может быть осуществлена и силами привлеченной сторонней организации.
Важно! В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначают материально ответственное лицо, работника ревизионной службы. Не назначают одного и того же работника 2 раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.
Результаты инвентаризации активов и обязательств оформляют актом инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме 14-инв и справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме согласно приложению к форме 14-инв (п. 62 Инструкции № 180, приложение 19 к Инструкции № 180).
На основании данных справки заполняют акт инвентаризации, в который заносят итоговые суммы задолженности по каждому дебитору и кредитору.
Бухгалтерский учет
Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляют протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляют на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со ст. 12 Закона № 3321-XII (п. 73 Инструкции № 180).
Инвентаризация расчетов по оплате труда
Ситуация 2
В ходе проведенной инвентаризации расчетов с работниками организации по состоянию на 5 декабря 2012 г. инвентаризационной комиссией было выявлено следующее:
– вследствие счетной ошибки за август 2012 г. производителю работ 5-го разряда Байко О.Д. была излишне начислена заработная плата, что повлекло за собой излишне выплаченную сумму 300 000 руб. Ошибка по начислению заработной платы скорректирована на основании бухгалтерской справки от 28.09.2012, бухгалтерскими записями Д-т 20 – К-т 70 (сторно), а удержание излишне выплаченной заработной платы работнику так и не произвели. К моменту проведения инвентаризации в организации образовалась дебиторская задолженность.
Справочно: удержание излишне выплаченных работникам вследствие счетных ошибок сумм производят на основании распоряжения нанимателя, сделанного им не позднее 1 месяца со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).
Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении законодательства, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.
При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % причитающейся к выплате работнику заработной платы (ст. 108 ТК);
– в ноябре 2012 г. работнику Воронину И.П. не выплачена заработная плата за октябрь 2012 г. в сумме 3 000 000 руб. (в организации срок выплаты заработной платы за первую половину месяца установлен 25-го числа, за вторую половину месяца – 10-го числа), также данная сумма не депонирована в срок (образовалась кредиторская задолженность).
Не полученная работником заработная плата была сдана в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет.
Справочно: выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц (ст. 73 ТК). Вот почему в ходе инвентаризации важно обратить внимание не только на наличие сумм заработной платы, не выплаченных работникам в срок из-за неявки, но и на задолженность, возникшую по вине нанимателя. В сумму такой задолженности включают невыплаченную заработную плату как основного персонала организации, так и внутренних и внешних совместителей.
Заработную плату выдают из кассы в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней).
Важно! Наниматели, за исключением организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, имеющие просроченную задолженность по заработной плате на конец отчетного периода, с 1-го числа месяца, следующего за отчетным, применяют тарифную ставку 1-го разряда для расчета должностных окладов руководителей, специалистов и других служащих в размере, не превышающем величины тарифной ставки 1-го разряда, установленной Правительством для оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, до ликвидации этой просроченной задолженности (подп. 1.3 п. 1 Указа Президента РБ от 27.11.1995 № 483 "Об обеспечении своевременной выплаты заработной платы");
– также было выявлено, что в июле 2012 г. истек срок исковой давности по депонированной заработной плате по уволенному работнику Коваленко К.К. в сумме 200 000 руб., т.е. общий срок исковой давности составил 3 года (кредиторская задолженность).
Важно! В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяют правильность отражения задолженности перед работниками: наличие сумм заработной платы, не выплаченной работникам в срок из-за их неявки и не депонированной, выявляются суммы депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности (п. 64 Инструкции № 180).
Справочно: общий срок исковой давности установлен ст. 197 Гражданского кодекса РБ и составляет 3 года.
Если бухгалтерский учет ведется не с применением компьютерных программ, то для аналитического учета расчетов с депонентами по суммам своевременно не выданной заработной платы применяют книгу учета депонированной заработной платы по форме № 8.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Ситуация 3
По расчетам с подотчетными лицами инвентаризационной комиссией выявлено, что в установленный срок (2 августа 2012 г.) работником организации Морозовым Р.В. не возвращена сумма, выданная ему из кассы организации под отчет на командировочные расходы в размере 440 000 руб. (образовалась дебиторская задолженность).
Важно! Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяют авансовые отчеты работников и расходные кассовые ордера. По этим документам проверяют соответствие выданных и возвращенных средств данным бухгалтерского учета, устанавливают целевое использование израсходованных сумм, проверяют наличие оправдательных документов, а также выявляют суммы, срок представления отчетов по которым истек (п. 65 Инструкции № 180).
Справочно: лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, в подотчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п. 32 Инструкции № 107).
Результаты инвентаризации
По результатам инвентаризации:
1) составлена справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
2) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Бухгалтерские записи в декабре 2012 г. по результатам инвентаризации
