Компенсации при служебных командировках: возмещение расходов по проезду
При служебных командировках наниматель обязан выплатить ряд компенсационных выплат, связанных с нахождением работника в командировке. К числу таких выплат относится оплата расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь).
В состав расходов по проезду включаются:
– стоимость проезда транспортом общего пользования (кроме такси);
– стоимость набора питания при условии, что она включена в цену проездного документа;
– стоимость проезда к станции, пристани, аэропорту транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) независимо от места расположения станции, пристани, аэропорта;
– оплата услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы);
– стоимость постельных принадлежностей.
Такой перечень определен частями первой и второй подп. 4.1 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Важно! Расходы по проезду возмещаются при представлении подлинных проездных документов (часть первая подп. 6.1 п. 6 Инструкции № 35).
При служебных командировках в пределах Республики Беларусь допускается компенсация оплаты за проезд по минимальной его стоимости без представления проездных документов при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя (часть вторая подп. 6.1 п. 6 Инструкции № 35).
При отсутствии подлинных проездных документов по проезду командированному работнику можно возместить такие расходы на основании документов, подтверждающих факт проезда, или в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Как определить минимальную стоимость проезда при отсутствии подлинных проездных документов?
Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендованных норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Рекомендуемые нормы расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь следует определять в соответствии с приложением к приказу Минтранса Республики Беларусь от 12.04.2012 № 175-Ц «Об утверждении рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь».
Нормы расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь рекомендуются для оперативного планирования перевозок и технико-экономических расчетов при осуществлении перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь организациями автомобильного транспорта независимо от формы собственности. В указанных в приложении к данному постановлению Минтранса нормах расстояний приведены кратчайшие расстояния перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами по республиканским дорогам, а в тех случаях, когда это было невозможно, – по местным дорогам.
Тарифы за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса утверждены постановлением Минторга Республики Беларусь от 27.09.2016 № 29 «О тарифах на перевозки пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом общего пользования на городских, региональных и межрегиональных линиях». В данное постановление с 20 марта 2018 г. постановлением МАРТ Республики Беларусь от 21.12.2017 № 61 внесены изменения, согласно которым величина указанного тарифа увеличена.
Тариф на перевозки пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования на региональных линиях экономкласса за 1 км проезда с 20 марта 2018 г. – 0,02 руб. Ранее эта величина составляла 0,016 руб. за 1 км проезда.
Именно эта величина тарифа применяется бухгалтерами при расчете минимальной стоимости проезда при отсутствии подлинных проездных документов в случае расчета компенсаций при служебных командировках.
Пример
Расчет минимальной стоимости проезда при отсутствии подлинных проездных документов
Согласно приказу нанимателя работник организации направлен в служебную командировку с 21 марта 2018 г. на 3 дня из г. Минска в г. Клецк. По возвращении из командировки работник не представил документы, подтверждающие расходы по проезду в командировку и обратно. Принято решение возместить ему стоимость проезда в минимальном размере.
Расчет минимальной стоимости проезда при отсутствии подлинных проездных документов выполняется так:
Шаг 1. С учетом рекомендуемой нормы расстояний между населенными пунктами определим расстояние между Минском и Клецком – это 130 км.
Шаг 2. Применим установленный тариф за 1 км проезда, действующий по состоянию на 21 марта 2018 г., – это 0,02 руб.
Шаг 3. Рассчитаем минимальную стоимость проезда в командировку и обратно. Она составит 5,2 руб. (130 км × 0,02 руб. × 2).
Особенности бухгалтерского учета и выделения сумм НДС
По возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложенными оригинальными документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы, в т.ч. расходы по проезду.
Сроки представления авансового отчета зависят от способа выдачи денежных средств под отчет и могут составлять 3 (5) дней либо 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 40 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).
По авансовому отчету расходы по командировке, в т.ч. минимальную стоимость проезда, необходимо отразить бухгалтерской записью:
Д-т 26 «Общехозяйственные затраты» и др. – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если возмещается минимальная стоимость проезда, то НДС самостоятельно не выделяется и к вычету не принимается. Случаи, когда возможно самостоятельно выделить НДС для вычета, перечислены в п. 22 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь.
