Материальная ответственность – обязанность работника возместить в установленном порядке и размере причиненный по его вине ущерб организации, с которой он состоит в трудовых отношениях.
Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично.
В целях возмещения ущерба работник может передать равноценное имущество, или исправить повреждение с согласия нанимателя, или внести денежные суммы в кассу нанимателя (ст. 401 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Последовательность действий при взыскании причиненного нанимателю ущерба представим в виде алгоритма.
Шаг 1. Фиксируем факт порчи или недостачи.
По распоряжению нанимателя комиссия проводит инвентаризацию для обнаружения расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета. Ведомость обязательно подписывает материально ответственное лицо (далее – МОЛ).
Шаг 2. Доказываем вину работника.
Обязанность доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности лежит на нанимателе.
Работники, которые несут полную материальную ответственность, обязаны доказать отсутствие своей вины в причинении вреда.
Нанимателю необходимо взять с работника объяснительную записку по факту обнаружения порчи или недостачи. Если ответственность была коллективная, то письменное объяснение требуем с каждого члена коллектива отдельно.
Кроме того, проверяем, заключен ли с МОЛ договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Справочно: письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.
Примерный перечень таких должностей и работ, а также примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждает Правительство (ст. 405 ТК).
Вывод. Если должность или работа, которую выполняют работники, не включена ни в один перечень, то договор о полной материальной ответственности с таким сотрудником заключать нельзя, а следовательно, взыскивать полный ущерб тоже.
Шаг 3. Издаем приказ.
Наниматель издает приказ о привлечении к материальной ответственности работника за ущерб, причиненный нанимателю. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись.
Порядок взыскания причиненного работником ущерба предусмотрен ст. 408 ТК.
Справочно: распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.
Если работник добровольно не возместит ущерб, то его возмещение производится в принудительном порядке, который можно подразделить на 2 вида – внесудебный и судебный.
Внесудебный порядок. Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из зарплаты работника. Соответствующее распоряжение должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.
Пример 1
В кассе организации выявлена недостача денежных средств
При смене МОЛ (кассира Сидорова С.Н.) 28 апреля 2017 г. проведена инвентаризация кассы. В результате инвентаризации комиссия выявила недостачу денежных средств на сумму 75 руб. Размер недостачи подтвержден актом инвентаризации от 28.04.2017.
МОЛ (кассир) в объяснительной записке по данному факту недостачи указал, что причины и время возникновения недостачи денег он объяснить не может и готов денежно (из своей зарплаты) возместить причиненный ущерб.
Поскольку сумма недостачи не превышает среднемесячный заработок кассира, то на основании приказа руководителя она удержана из зарплаты виновного лица.
Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации (часть вторая п. 72 Инструкции № 180*).
__________________________
* Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180.
Справочно: результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором руководитель организации принял решение по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.
Ущерб, причиненный нанимателю по вине работника, может быть возмещен по распоряжению нанимателя в размере до 3 среднемесячных зарплат работника путем удержания из его зарплаты (часть первая ст. 408 ТК, подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5*).
__________________________
* Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций».
В бухгалтерском учете необходимо сделать записи (см. табл. 1):
Возмещение ущерба в судебном порядке производится в случаях, если:
– работник не согласен с размером ущерба;
– наниматель пропустил 2-недельный срок для издания распоряжения об удержании ущерба;
– ущерб превышает сумму в размере 3 среднемесячных заработков работника;
– работник прекратил трудовые отношения с данным нанимателем;
– работник не согласен с удержанием, произведенным нанимателем в возмещение ущерба.
Для обращения нанимателя в суд по вопросам взыскания материального ущерба, причиненного ему работником, установлен срок в 1 год со дня обнаружения ущерба, т.е. со дня, когда ему стало известно о наличии ущерба, причиненного работником (ст. 242 ТК).
Чтобы взыскать с работника ущерб в судебном порядке, наниматель должен подать в суд исковое заявление.
Пример 2
Работник добровольно возмещает в кассу организации ущерб, причиненный предприятию
Работник производственного предприятия при несоблюдении инструкции по эксплуатации оборудования сломал станок. Ремонт станка обошелся организации в 200 руб. Виновное лицо согласно добровольно и сразу возместить ущерб в кассу предприятия.
При соблюдении всех норм законодательства нанимателем и согласии работника добровольно возместить причиненный ущерб в полной сумме в бухгалтерском учете делаются следующие записи (см. табл. 2):
