С 2003 г. в системе государственного социального страхования Республики Беларусь введен персонифицированный учет. Его цели – создание информационной базы для начисления пенсий и пособий, обеспечение достоверности сведений о трудовом стаже застрахованных лиц и выплатах, на которые начислены страховые взносы. В 2011 г. в ряд документов, регулирующих порядок заполнения и представления документов персонифицированного учета, внесены изменения. Часть принятых изменений вступила в силу с 1 января 2012 г.
В данном материале рассмотрены основные моменты, на которые плательщикам страховых взносов необходимо обратить внимание при представлении документов персонифицированного учета (далее – ДПУ).
Плательщики страховых взносов, как и ранее, обязаны своевременно представлять в Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН) сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета, по установленным формам:
– форма ПУ-1 "Анкета застрахованного лица";
– форма ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении";
– форма ПУ-3 "Индивидуальные сведения";
– форма ПУ-6 "Индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование".
Рассмотрим некоторые моменты заполнения и представления документов персонифицированного учета.
Форма ПУ-1 "Анкета застрахованного лица"
Форма ПУ-1 имеет 3 типа: регистрация, изменение анкетных данных и восстановление свидетельства.
Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют и представляют в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу физического лица, не имеющего свидетельства государственного социального страхования. Эту форму заполняют на основании данных, содержащихся в документах, удостоверяющих личность: в паспорте гражданина РБ, виде на жительство в Республике Беларусь или удостоверении беженца.
Форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) заполняют в случае изменения анкетных данных (фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения) или других сведений и представляют в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего личность и подтверждающего факт изменения анкетных данных. В форме следует заполнять только те строки, которые изменились в документе, удостоверяющем личность. Работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю.
Форму ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) заполняют в случае утери свидетельства социального страхования, его непригодности и представляют в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня письменного обращения застрахованного лица к работодателю.
Форма ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении"
По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале, заполняют форму ПУ-2 (тип формы – исходная). Основанием для заполнения служат приказы (распоряжения) о приеме на работу и увольнении с работы. Срок представления формы – 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. От одного работодателя по одному застрахованному лицу за отчетный период может быть представлена только одна форма ПУ-2.
По застрахованным лицам, обратившимся за назначением пенсии, форма ПУ-2 должна быть представлена в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган ФСЗН.
С 16 августа 2011 г. из формы ПУ-2 исключены графа "Отношения, регулируемые Трудовым кодексом Республики Беларусь (код)" и подстрочное примечание по заполнению данной графы.
Начиная с отчетного периода 2012 г. в персонифицированном учете отменен код вида договора "02" – "Граждане, работающие на основе членства (участия) в юридических лицах". В случае если при приеме на работу по застрахованным лицам была представлена форма ПУ-2 с указанием кода вида договора "02" и они продолжают работать, необходимо представить форму ПУ-2 с датой увольнения "31.12.2011", а затем представить форму ПУ-2 с датой приема "01.01.2012" без указания вида договора "02". Это необходимо для приведения в соответствие данных 2011 г. и 2012 г.
Форма ПУ-3 "Индивидуальные сведения"
Форма ПУ-3 содержит сведения о начислении обязательных страховых взносов, периоде занятости работников на работах, подлежащих включению в специальный стаж.
Форма ПУ-3 имеет 4 типа: исходная, корректирующая, отменяющая, назначение пенсии.
Форму ПУ-3 (тип формы – исходная) представляют плательщики страховых взносов, кроме индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, 1 раз в год в течение квартала, следующего за отчетным годом. В ней отражают сведения, относящиеся к отчетному периоду. Индивидуальные предприниматели и частные нотариусы представляют форму ежегодно не позднее 1 июля года, следующего за отчетным годом.
Форму ПУ-3 заполняют на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, специальном стаже.
При представлении формы ПУ-3 следует учитывать, что, если в течение отчетного периода работник работал:
– у одного работодателя по нескольким трудовым договорам – заполняют одну форму ПУ-3, за исключением государственных служащих;
– по нескольким гражданско-правовым договорам – по каждому договору заполняют отдельную форму;
– по нескольким видам договоров (например, по трудовому договору и гражданско-правовому договору) – заполняют отдельную форму по каждому виду договора.
Обратите внимание на следующие особенности заполнения формы ПУ-3:
– в графе "Начислено (рублей) выплат, на которые начисляются страховые взносы" указывают суммы выплат всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, на которые начислялись обязательные страховые взносы. Если сумма выплат по трудовому договору и гражданско-правовому договору превышает 4-кратную величину средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачивались обязательные страховые взносы, выплаты по таким видам договоров в этом месяце отражают пропорционально в пределах 4-кратной величины.
Пример 1
С начальником филиала организации помимо трудового договора заключен договор подряда на выполнение работ, связанных с косметическим ремонтом офисного помещения (оклейка обоев, покраска окон). В декабре 2011 г. работнику произведены следующие начисления:
1) заработная плата – 4 340 000 руб.;
2) премия за декабрь – 2 500 000 руб.;
3) вознаграждение по договору подряда – 4 560 000 руб.
Итого начисления за декабрь 2011 г. составили 11 400 000 руб. (4 340 000 + 2 500 000 + 4 560 000).
Четырехкратная величина средней заработной платы работников Республики Беларусь за ноябрь 2011 г. равна 9 758 724 руб. (2 439 681 × 4).
В связи с тем что с работником заключены трудовой договор и договор подряда, за 2011 г.необходимо представить 2 формы ПУ-3 по каждому виду договора отдельно. Начисления за декабрь 2011 г. в совокупности превысили 4-кратную величину средней заработной платы работников Республики Беларусь за ноябрь 2011 г. В графе "Начислено (рублей) выплат, на которые начисляются страховые взносы" по строке "Декабрь" следует указать:
– в форме ПУ-3 по трудовому договору – сумму 5 855 234 руб. ((4 340 000 + 2 500 000) / 11 400 000 × 9 758 724);
– в форме ПУ-3 по договору подряда – сумму 3 903 490 руб. (4 560 000 / 11 400 000 × 9 758 724);
– суммы заработной платы указывают в месяце, за который они начислены. В случае доначисления заработной платы (в результате допущенных ошибок или по иным причинам) суммы доначисленной заработной платы указывают в месяцах, за которые они должны были быть начислены.
Пример 2
В декабре 2011 г. обнаружена ошибка в начислении отпускных за июнь 2011 г. и произведено доначисление среднего заработка за 2 дня отпуска в сумме 250 000 руб. Указанную сумму необходимо отразить в графе "Начислено (рублей) выплат, на которые начисляются страховые взносы" по строке "Июнь";
– суммы премий и иных выплат, на которые начисляют взносы в ФСЗН, отражают в месяце, в котором они начислены согласно лицевому счету.
Пример 3
В декабре 2011 г. работнику начислена премия за ноябрь 2011 г. Премию следует отразить в графе "Начислено (рублей) выплат, на которые начисляются страховые взносы" по строке "Декабрь";
– если в отдельных месяцах отсутствуют начисления, то в разд. 1 "Сведения о начислениях и страховых взносах" в таких месяцах в обязательном порядке пишут нули.
По застрахованным лицам, обратившимсяза назначением пенсии, форма ПУ-3 (назначение пенсии) должна быть представлена в ФСЗН в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите или в ФСЗН. Если данные формы ПУ-3 (назначение пенсии) по работнику, обратившемуся за назначением пенсии, представляют за неполный рабочий месяц, сумму премии или иных выплат, учитываемых при назначении пенсии, отражают пропорционально отработанным дням в данном месяце.
Пример 4
Работнику в ноябре начислена премия 350 000 руб., по табелю отработан полный рабочий месяц – 21 день. В декабре работник обратился с заявлением о назначении пенсии. В ФСЗН необходимо представить данные по форме ПУ-3 за период по 10 ноября 2011 г. включительно. Премию за ноябрь в форму ПУ-3 (назначение пенсии) следует включить в сумме 116 667 руб. (350 000 / 21 × 7).
Итоговые значения разд. 1 "Сведения о начислениях и страховых взносах" форм ПУ-3 по всем застрахованным лицам за отчетный год должны соответствовать суммам, отраженным в отчете 4-фонд "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь":
– суммы выплат, на которые начисляют страховые взносы в ФСЗН, указанные в формах ПУ-3, должны соответствовать данным, отраженным по стр. 004 в гр. 1 отчета 4-фонд;
– суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности, отраженные в формах ПУ-3, должны соответствовать сумме данных, указанных в гр. 3 по стр. 201, 203 и 222 отчета 4-фонд;
– суммы начисленных обязательных страховых взносов в ФСЗН, указанные в формах ПУ-3, должны соответствовать данным, отраженным в стр. 008 гр. 1 отчета 4-фонд.
В случае расхождения итоговых данных одновременно с подачей формы ПУ-3 следует заполнить пояснительную записку к сопроводительному листу к входящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-3 "Индивидуальные сведения", утвержденную постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты РБ от 30.11.2010 № 21.
Форма ПУ-6 "Профессиональная пенсия"
Индивидуальные сведения по профессиональному пенсионному страхованию (далее – ППС) работников, за которых работодатели уплачивают взносы на ППС, представляют по форме ПУ-6.
Основанием для заполнения формы ПУ-6 служат документы бухгалтерского учета, а также иные документы о начислении, уплате взносов на ППС, периоде занятости работников в особых условиях труда.
Форма ПУ-6 имеет 4 типа: исходная, корректирующая, отменяющая, назначение пенсии.
Начиная с отчетного периода 2012 г. форму ПУ-6 (тип формы – исходная) следует представлять в ФСЗН 1 раз в квартал одновременно с государственной статистической отчетностью по форме 4-платежи "Отчет о платежах на профессиональное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь".
За 2011 г. форма ПУ-6 (тип формы – исходная) должна быть представлена 1 раз в течение I квартала 2012 г.
Форму ПУ-6 (тип формы – назначение пенсии) представляют в случае:
– оформления документов для назначения (перерасчета) трудовой пенсии по возрасту за работу с особыми условиями труда, трудовой пенсии за выслугу лет, профессиональной пенсии в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган ФСЗН;
– достижения работником общеустановленного пенсионного возраста, увольнения работника, который в текущем периоде достигает общеустановленного пенсионного возраста, не позднее месяца, следующего за месяцем возникновения указанных обстоятельств.
Если в течение отчетного периода на работника была представлена форма ПУ-6 (тип формы – назначение пенсии) и он продолжает работать у данного нанимателя, в месяце, следующем за отчетным кварталом, необходимо представить форму ПУ-6 (тип формы – корректирующая).
Заполняя ДПУ, учитывайте положения следующих нормативных документов
Основные нормативные документы, регулирующие порядок заполнения и представления ДПУ:
– Закон РБ от 06.01.1999 № 230-З "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования";
– Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837;
– Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159;
– Инструкция о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158;
– постановление правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2009 № 10 "Об утверждении форм документов и Инструкции по формату документов персонифицированного учета".
Порядок представления ДПУ
Плательщики страховых взносов со среднесписочной численностью работников до 10 человек могут представлять ДПУ в электронном формате (т.е. на электронном носителе: дискете, компакт-диске, флэш-накопителе). К ДПУ, представляемым в электронном формате, прилагают документы на бумажных носителях, заверенные подписью и печатью плательщика страховых взносов. Форма ПУ-1 подписывается застрахованным лицом и заверяется подписью и печатью плательщика страховых взносов.
Плательщики страховых взносов со среднесписочной численностью работников свыше 10 человек обязаны представлять ДПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, которые должны соответствовать требованиям, установленным Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".
Важно! Выпущена новая версия программы подготовки документов персонифицированного учета "Ввод ДПУ (версия 2.0.0.9)". Программу можно получить в районных отделах или на сайте www.ssf.gov.by.
За 2011 г. можно представлять формы ДПУ (кроме формы ПУ-6), сформированные в предыдущей версии программы "Ввод ДПУ".
За 2012 г. следует представлять формы ДПУ, сформированные в новой версии программы "Ввод ДПУ (версия 2.0.0.9)".
Представляемая форма ПУ-6 за 2011 г. и за 2012 г. должна быть сформирована в новой версии программы.
ФСЗН разработан и открыт корпоративный портал, позволяющий своевременно передавать бухгалтерскую и кадровую отчетность (документы персонифицированного учета, отчетность формы 4-фонд и 4-платежи) по каналам электронной связи. Корпоративный портал ФСЗН предназначен для обеспечения удаленного, безопасного и достоверного обмена информацией и электронными документами между ФСЗН и пользователями портала. Адрес портала – portal.ssf.gov.by.
Справочно: непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 Кодекса РБ об административных правонарушениях).
