Из письма в редакцию:
«При составлении отчетности по форме ПУ-3 бухгалтер обнаружил ошибки:
1) в отчете 4-фонд за 2016 г. отражены пособия по временной нетрудоспособности, начисленные в январе 2017 г. за период с 16 декабря 2016 г. по 5 января 2017 г.;
2) не начислены страховые взносы на материальную помощь, выданную работнику в апреле 2017 г.;
3) излишне начислены страховые взносы на заработную плату, превышающую 5-кратное значение.
Объясните, пожалуйста, как надо исправить ошибки в отчетности – формах 4-фонд и ПУ-3?
С уважением, бухгалтер Алла Николаевна»
Уважаемая Алла Николаевна, сначала рассмотрим, что нужно сделать при обнаружении ошибок за прошлые годы. В Вашем случае идет речь об ошибке 2016 г.
В персонифицированном учете исправление ошибок происходит так: если в текущем году исправляется ошибка за истекший год, по которому формы ПУ-3 уже сданы, то представляется форма ПУ-3 (тип формы – «корректирующая») за соответствующий год (в Вашем случае – за 2016 г.), в которой правильные данные повторяются, а ошибочные заменяются правильными (часть вторая п. 22 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7). Указанные суммы корректировок необходимо отразить еще и в пояснительной записке.
Срок представления пояснительной записки соответствует срокам представления формы ПУ-3. При представлении формы ПУ-3 (тип формы – корректирующая) одновременно представляется и пояснительная записка (часть третья п. 5, часть пятая п. 6 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7).
В общем случае, если ошибки в отчете 4-фонд и форме ПУ-3 исправляются в разных отчетных периодах, то суммы расхождений итоговых значений данных формы ПУ-3 и итоговых значений данных в отчете 4-фонд отражаются в пояснительной записке к пачкам формы ПУ-3 следующим образом:
– по стр. 4 «Скорректировано в отчете 4-фонд (не начислено своевременно «+»; излишне начислено «–»)» – отражаются суммы выплат, взносов, не начисленные своевременно (излишне начисленные) в прошлых годах, которые учтены в форме ПУ-3 за прошлые годы, а в отчете 4-фонд скорректированы в отчетном году (подп. 1.4 п. 1 Требований к заполнению и формату пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утвержденных постановлением правления ФСЗН от 29.06.2009 № 10; далее – Требования № 10);
– по стр. 9 «Сумма, учтенная при заполнении форм ПУ-3 за отчетный год (подлежащая корректировке в отчете 4-фонд в следующем году)» – отражаются суммы доначисленных или излишне начисленных выплат, взносов, которые учтены при заполнении формы ПУ-3 за отчетный год, а в отчете 4-фонд такие суммы будут скорректированы в следующем году (подп. 1.8 п. 1 Требований № 10).
В гр. 6 «Уплачено страховых взносов, рублей» значение определяется как разница значений гр. 5 «Начислено страховых взносов, рублей» и суммы значений гр. 3 «Начислено пособий по временной нетрудоспособности, рублей», 4 «Начислено расходов за счет бюджета фонда, не отражаемых в формах ПУ-3, рублей» (подп. 1.9 п. 1 Требований № 10).
Пример 1
В отчете 4-фонд за 2016 г. обнаружена ошибка
В январе 2018 г. при составлении отчета по форме ПУ-3 обнаружено, что пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за период с 16 декабря 2016 г. по 5 января 2017 г. (20 календарных дней) в размере 507,94 руб. (в т.ч. за декабрь 2016 г. – 363,64 руб., за январь 2017 г. – 144,30 руб.), было отражено в отчете 4-фонд за IV квартал 2016 г. Пособие было выплачено работнику 8 января 2017 г. – день выплаты заработной платы. В отчете ПУ-3 за 2016 г. пособие также было отражено в полном объеме.
Необходимо внести изменения в форму ПУ-3 и пояснительную записку за 2016 г.
ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
(Тип формы «корректирующая»)
Код застрахованного лица 01
1. Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносов
–––––––––––––––––––
* Откорректированное значение.
В пояснительной записке корректировки необходимо отразить следующим образом:
Пример 2
Обнаружены ошибки при начислении страховых взносов за 2017 г.
При составлении отчета по форме ПУ-3 в феврале 2018 г. обнаружено:
– в январе 2017 г. работнику Иванову начислена заработная плата в размере 2 000 руб., а также вознаграждение по итогам работы за 2016 г. в сумме 2 800 руб., общая сумма выплат работнику за январь превысила 5-кратную величину за декабрь 2016 г. (4 008 руб.);
– на сумму материальной помощи в размере 500 руб., выданной работнику Петрову в апреле 2017 г., не были начислены страховые взносы.
Отчет 4-фонд за 2017 г. на дату обнаружения ошибок сдан.
Поскольку отчеты 4-фонд за 2017 г. уже сдан, откорректировать обнаруженную ошибку Вы можете только в отчете 4-фонд за I квартал 2018 г. (Указания по заполнению формы ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь», утвержденные приказом Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2016 № 144).
Важно! Представление уточненного отчета 4-фонд за прошлые отчетные периоды не предусмотрено.
В бухгалтерском учете в месяце обнаружения ошибки делаются записи (см. таблицу):
В пояснительной записке корректировки необходимо отразить следующим образом:
–––––––––––––––––––
* (4 800 – 4 008) – 500 = –292 руб.
Уважаемая Алла Николаевна, надеюсь, мои пояснения помогут Вам составить годовую отчетность по форме ПУ-3 и пояснительную записку.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
