При направлении работника в служебную командировку наниматель издает приказ, в соответствии с которым производятся расчет и выплата денежных средств на командировку – на оплату так называемых командировочных расходов. Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) по проживанию вне места жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Справочно: работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).
К отчету прилагаются следующие подтверждающие расходы документы:
– платежный документ (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
– документы, подтверждающие факты совершения валютно-обменных операций и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;
– платежный документ и карт-чек (их копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования (при его отсутствии – выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточа (в случае использования личной дебетовой карточки – выписка, подтвержденная банком));
– другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.
Командировочные расходы в бухгалтерском учете отражаются на основании отчета, который является первичным учетным документом.
От того, какой работник отправлен в командировку (относящийся к управленческому персоналу, работник сбыта и т.п.), зависит счет, на котором будут отражаться данные расходы: счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50; далее – Инструкция № 50).
Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций (часть вторая п. 30 Инструкции № 185). Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка. Иными словами, работник включает в отчет только те суммы валюты, которые фактически израсходовал в командировке в пределах норм, и указывает суммы этих расходов, пересчитанные в белорусские рубли.
Если аванс работнику был перечислен на личную дебетовую карточку, то с этого момента считается, что ему выданы денежные средства под отчет, и его задолженность по командировке отражается по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции № 50).
Корпоративная карточка открывается к счету, на который зачисляются либо валюта, либо рубли. Порядок выдачи работникам таких карточек на период командировок в организациях разрабатывается самостоятельно. Карточка такого рода не является личной карточкой работника, а на время командировки работник просто является ее держателем, а значит и сумма денежных средств, перечисленная на счет, к которому открыта такая карточка, не может считаться выданной под отчет этому работнику.
Если работник совершает расходы, оплачивая их корпоративной карточкой, то факт совершения таких операций подтверждается карт-чеком (п. 33 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34; далее – Инструкция № 34). Документом, подтверждающим движение денежных средств на счете, является выписка к счету, к которому открыта карточка, с информацией об обменном курсе, который при этом применялся (часть пятая п. 38 Инструкции № 34).
На основании авансового отчета осуществляется окончательный расчет с работником. Если работнику на личную дебетовую карточку перечислено больше денежных средств, нежели он фактически израсходовал в пределах норм в командировке, то неизрасходованные денежные средства работник должен вернуть нанимателю.
Справочно: в соответствии с приказом (распоряжением, иным внутренним документом в организации) наниматель вправе увеличить нормы командировочных расходов.
В случае если работнику была выдана корпоративная карточка и на нее было зачислено больше денежных средств, чем работник израсходовал в командировке в пределах норм, то возвращать он ничего не должен, так как сумма неизрасходованных денег осталась на счете. Если же работник получил наличные с использованием корпоративной карточки и не израсходовал их в командировке, он должен вернуть их нанимателю в срок, установленный для предоставления авансового отчета.
Задолженность нанимателя перед работником по командировке должна быть погашена не позднее 30 дней с момента подачи авансового отчета (п. 51 Инструкции № 115).
Пример
Перечисление командировочных расходов на личную дебетовую карточку работника
Приказом руководителя работник направлен в командировку в г. Верону (Италия) с 7 по 16 августа 2018 г. Согласно заданию на командировку работник:
– вылетает из Минска 7 августа и прибывает в Италию 8 августа 2018 г.;
– 15 августа вылетает из Италии и возвращается в Минск 16 августа 2018 г.
Аванс согласно расчету перечислен на личную дебетовую карточку работника в белорусских рублях. Оплата перелета произведена организацией в безналичном порядке.
По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, приложив карт-чек и счет из гостиницы в г. Вероне на 800 евро за 8 суток. При этом выписку по счету, к которому выдана личная дебетовая карточка работника, и чеки из пункта обмена валюты к отчету приложены не были.
Форма расчета суммы аванса
Курс, установленный Нацбанком за 1 евро на 01.08.2018 (дата выдачи аванса), – 2,3267 руб.
Важно! В отчете суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета (часть четвертая п. 30 Инструкции № 185).
В случае перечисления аванса на счет клиента – физического лица пересчет израсходованной работником в служебной командировке суммы иностранной валюты в валюту аванса осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой (часть вторая п. 34 Инструкции № 185). Если на дату составления отчета отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета.
При получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой (п. 35 Инструкции № 185).
Форма авансового отчета
–––––––––––––––––––––––––
* По курсу 2,3267 руб., установленному Нацбанком на дату перечисления аванса – 01.08.2018, так как документы, подтверждающие приобретение евро, к отчету не приложены.
** По курсу 2,3347 руб., установленному Нацбанком на дату составления отчета, т.е. 17.08.2018, так как документы, подтверждающие приобретение евро, работником не представлены.
В бухгалтерском учете должны быть произведены следующие записи (см. таблицу):
–––––––––––––––––––––––––
* Учитываются при налогообложении прибыли согласно пп. 1 и 2 ст. 130, подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь.
