При заполнении государственной статистической отчетности по форме 4-фонд "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь" (далее – отчет 4-фонд) у плательщиков часто возникают вопросы. Сегодня мы рассмотрим порядок ее представления в территориальные органы Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты по месту постановки на учет (далее – органы Фонда, Фонд) и определения среднесписочной численности работников на практическом примере, приведенном в письме нашей читательницы.
Из письма в редакцию:
"В нашей организации работает 59 человек, из них 52 – по трудовым договорам (контрактам), а 7 – по договорам подряда. Из общего числа работающих в организации 3 человека – иностранные граждане, 2 – инвалиды II группы, 4 – с 1 июля 2013 г. были переведены на условия работы с неполным рабочим днем (рабочее время составляет 4 ч в день). В организации установлена 5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.
До 20 октября 2013 г. организации необходимо представить в территориальные органы Фонда государственную статистическую отчетность по форме 4-фонд за III квартал 2013 г.
Прошу разъяснить:
1. Можно ли нам представить отчет в органы Фонда на бумажном носителе?
2. Какую численность работников следует отражать по стр. 001 отчета 4-фонд?
Полина Александровна, бухгалтер"
Порядок представления отчета 4-фонд зависит от среднесписочной численности работников (менее или более 50 человек за прошлый год)
Способ представления отчета 4-фонд в органы Фонда будет зависеть от среднесписочной численности работников в организации.
Напомню, что если в организации среднесписочная численность работников за предыдущий год составила 50 и более человек, то отчет в органы Фонда следует представлять только в виде электронного документа.
Если же в прошлом году среднесписочная численность работников в организации была менее 50 человек – отчет 4-фонд представляют на бумажном носителе нарочным (отчет не направляют почтовым отправлением) или в виде электронного документа (п. 2 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь", утвержденных постановлением Белстата от 03.05.2013 № 17 (далее – Указания № 17)).
Справочно: в случае если день представления отчета приходится на субботу, воскресенье, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, днем представления отчета считают следующий за ним рабочий день.
Определение среднесписочной численности работников за квартал можно разделить на 3 этапа
Среднесписочную численность работников в организации определяют по правилам, указанным в п. 10 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденных постановлением Минстата РБ от 29.07.2008 № 92 (далее – Указания № 92), и в отчете 4-фонд отражают по стр. 001.
Для определения среднесписочной численности работников за квартал изначально надо установить ее за каждый месяц квартала. Для этого необходимо:
– подсчитать среднесписочную численность работников за каждый день месяца;
– суммировать полученные данные;
– поделить полученную сумму на количество дней месяца.
Таким образом, процесс определения среднесписочной численности работников организации за квартал теоретически можно разделить на 3 этапа:
Этап 1 – установление среднесписочной численности работников организации за каждый день месяца.
Понятие среднесписочной численности работников тесно связано с понятием численности работников списочного состава. Так, среднесписочную численность работников определяют путем исключения из списочного состава работников за день категорий работников, поименованных в подп. 10.1 п. 10 Указаний № 92 (п. 10 Указаний № 92).
Справочно: такими категориями работников являются:
– находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
– не явившиеся на работу вследствие временной нетрудоспособности или ухода за больными, неявки которых оформлены листками нетрудоспособности или справками, за все календарные дни болезни;
– находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы в связи с получением образования в учреждениях образования в соответствии с законодательством о труде, а также для прохождения вступительных испытаний при приеме в учреждения образования для получения среднего специального, высшего и послевузовского образования;
– находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы, кроме находящихся в отпусках, предоставляемых по инициативе нанимателя. Работники исключаются из среднесписочной численности за все календарные дни неявок на работу;
– находящиеся под следствием до вынесения приговора суда. В случае если работник приговором суда не осужден к наказанию, исключающему продолжение работы, то работник включается в среднесписочную численность с первого дня невыхода на работу;
– больные хроническим алкоголизмом, помещенные на лечение в наркологические отделения психиатрических (психоневрологических) учреждений;
– работники-доноры за дни сдачи крови и ее компонентов, а также предоставленные после этого дополнительные дни отдыха.
Работники списочного состава – это работники организации, работающие по трудовому договору (контракту) и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. Перечень работников, включаемых и невключаемых в списочный состав, определен в пп. 4–6 Указаний № 92.
Важно отметить, что граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, не включают в списочную численность. Однако необходимо учесть, что в случае, если указанная категория граждан работает в этой же организации и по трудовому договору (контракту), то такие работники будут состоять в списочном составе организации, но только по основному месту работы.
Таким образом, хотя граждан, работающих по договорам подряда, и не учитывают при определении среднесписочной численности работников, тем не менее они подпадают под действие государственного социального страхования. Следовательно, ими, а также за них самих работодателем уплачиваются взносы на государственное социальное страхование.
Среднесписочную численность лиц, работающих неполное рабочее время, можно определить 2 способами.
Необходимо помнить, что законодательством установлен особый порядок определения среднесписочной численности такой категории работников, как лица, принятые на работу на условиях работы с неполным рабочим временем в соответствии с трудовым договором (контрактом) или переведенные по их письменному заявлению на условия работы с неполным рабочим временем (неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей).
Такие работники учитываются пропорционально отработанному времени. При этом установлено 2 способа расчета средней численности этой категории работников (подп. 10.4 п. 10 Указаний № 92).
При первом способе расчета:
а) определяют общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками.
Для этого общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делят на продолжительность рабочего дня исходя из установленной законодательством продолжительности рабочей недели:
– при продолжительности рабочей недели 40 ч – на 8 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 ч (при 6-дневной рабочей неделе);
– при продолжительности рабочей недели 35 ч – на 7 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 5,83 ч (при 6-дневной рабочей неделе);
– при продолжительности рабочей недели 30 ч – на 6 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 5 ч (при 6-дневной рабочей неделе);
– при продолжительности рабочей недели 23 ч – на 4,6 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 3,83 ч (при 6-дневной рабочей неделе);
б) рассчитывают среднюю численность работавших неполное рабочее время за отчетный месяц.
Для этого число отработанных человеко-дней делят на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
За дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включают часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).
Второй (упрощенный) способ расчета может быть применен в организациях, в которых у отдельных работающих неполное рабочее время составляет 4 ч в день. Такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.
В нашем случае мы воспользуемся первым способом. Общее количество человеко-часов составит 352 (4 ч × 4 чел. × 22 раб. дня в июле). Общее количество человеко-дней составит 44 (352 чел.-ч / 8 ч ежедневной работы, установленной законодательством при 5-дневной рабочей неделе). Среднесписочная численность лиц, работавших неполное рабочее время в организации за июль, составит 2 человека (44 чел.-дня / 22 раб. дня в календарном месяце).
Что касается иностранных граждан, работающих в организации, то для них (как лиц без гражданства, работающих в Республике Беларусь) участие в государственном социальном страховании является правом, но не обязанностью (ст. 7 Закона РБ от 31.01.1995 № 3563-XII “Об основах государственного социального страхования”).
Другими словами, если иностранные граждане изъявят желание (в виде письменного заявления) об уплате обязательных страховых взносов, то их будут учитывать при определении среднесписочной численности работников.
Хочу обратить Ваше внимание, что заработная плата иностранных граждан становится объектом для начисления обязательных страховых взносов исключительно с момента подачи ими такого заявления. При этом в случае участия в правоотношениях по государственному социальному страхованию иностранные граждане пользуются правами и несут обязанности наравне с гражданами, за которых и (или) которыми взносы на государственное социальное страхование уплачиваются в обязательном порядке.
Исходя из изложенного общая формула расчета среднесписочной численности работников организации за день выглядит следующим образом:
численность работников списочного состава (без работавших неполное рабочее время) – категории работников, указанных в подп. 10.1 п. 10 Указаний № 92, + расчетная численность работавших неполное рабочее время.
В случае если иностранные граждане, работающие в организации, дали письменное согласие на участие в государственном социальном страховании, а среди остальных работников нет подпадающих под действие подп. 10.1 п. 10 Указаний № 92, то среднесписочная численность работников за день составит 50 человек (52 работника, работающих по трудовым договорам (контрактам), − 4 человека, переведенных на условия работы с неполным рабочим днем, − 0 человек,указанных в подп. 10.1 п. 10 Указаний № 92, + 2 человека из среднесписочной численности лиц, работающих неполное рабочее время).
Этап 2 – установление среднесписочной численности за месяц.
Для этого необходимо суммировать среднесписочную численность работников закаждый календарный день (включая государственные праздники, праздничные, нерабочие и выходные дни) и поделить на количество календарных дней в отчетном месяце.
Численность работников списочного состава за государственный праздник, праздничный (нерабочий) или выходной день принимают равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день, исключая работников, для которых это был последний день работы. При наличии 2 или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимают равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным или праздничным (нерабочим) дням (п. 8 Указаний № 92).
Этап 3 – установление среднесписочной численности работников за квартал.
Среднесписочную численность работников за квартал определяют путем суммирования среднесписочной численности работников за каждый месяц и деления на 3.
Таким образом, если в организации ситуация со среднесписочной численностью работников в течение квартала не менялась, то в отчете 4-фонд по стр. 001 в гр. 2 необходимо будет проставить "50 чел.", а в стр. 002 в той же графе – "2 чел.".
При неизменности среднесписочной численности работников по итогам года в 2014 г. отчет 4-фонд организация должна будет представлять в органы Фонда в виде электронного документа.
Надеюсь, что мои ответы помогли Вам.
