Осуществление расчетов с подотчетными лицами зачастую приводит к возникновению доходов, которые впоследствии подлежат обложению подоходным налогом. А это и превышение сумм командировочных сверх утвержденных норм, и несвоевременное возвращение денежных средств, выданных подотчет. Чтобы не допустить таких ситуаций, ознакомьтесь с данной публикацией.
Компенсации при служебных командировках
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст. 95 ТК).
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Освобождают от обложения подоходным налогом все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в т.ч. связанных с исполнением плательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса РБ (далее – НК)).
При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Республике Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:
– суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;
– фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
– расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;
– расходы, связанные с выдачей и (или) регистрацией документов для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, получением виз, а также с обменом наличной валюты или чека на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки.
Ситуация 1
Согласно приказу руководителя работник организации отправлен в служебную командировку в г. Гомель сроком на 3 дня: с 7 по 9 августа 2012 г. Командированному работнику 6 августа 2012 г. был выдан аванс в сумме 550 000 руб., в т.ч. на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно – 58 000 руб., на расходы по найму жилого помещения – 360 000 руб., на возмещение суточных – 132 000 руб.
При возвращении из командировки документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, представлены не были. Сумма перерасхода по представленному авансовому отчету работником не сдана в кассу организации и не была удержана из его заработной платы.
Справочно: размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установлен п. 1 постановления Минфина РБ от 21.10.2011 № 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" (далее – постановление № 107) и составляет 13 000 руб. в сутки (кроме случаев, когда жилое помещение предоставляют за счет принимающей стороны, либо когда эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления) (часть четвертая подп. 6.2 п. 6 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35)).
Работнику излишне выплачена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения в размере 334 000 бел. руб. (360 000 – (13 000 × 2)).
Поскольку выданная работнику сумма командировочных превысила утвержденные постановлением № 107 нормы, она включается в его доход и подлежит обложению подоходным налогом в октябре 2012 г.
Ситуация 2
По приказу руководителя работник предприятия был отправлен в служебную командировку за границу в г. Львов (Украина) на 3 дня: с 19 по 21 сентября 2012 г. При возвращении им были предъявлены счета гостиницы из расчета 115 долл. США за сутки проживания.
Установленная с 29 декабря 2011 г. предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения по г. Львову составляет 110 долл. США (постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу").
От обложения подоходным налогом освобождают фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения (подп. 1.3 п. 1ст. 163 НК).
Таким образом, в данном случае превышение норм оплаты по найму жилого помещения в размере 5 долл. США в сутки не будет являться доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
Несвоевременный возврат подотчетных сумм
Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п. 32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107).
В случае невозвращения неиспользованных сумм выданных авансов задолженность работника можно погасить путем удержания из его заработной платы.
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю производят по распоряжению нанимателя:
– возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
– погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания (п. 1 части второй ст. 107 ТК).
В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности.
Иными словами, для того чтобы бухгалтер имел право произвести указанные удержания, наниматель должен сделать распоряжение об удержании в течение вышеуказанного срока. Ознакомившись с содержанием распоряжения об удержании своевременно не возвращенных сумм, работник тем самым соглашается с основанием и размером удержаний из своей заработной платы. Если этот срок будет пропущен или работник оспаривает основания или размер удержания, дальнейшее взыскание сумм производится в судебном порядке.
Если же в установленные законодательством сроки подотчетным лицом не представлены документы и отчеты о расходовании сумм, полученных под отчет, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения этого срока предприятием (налоговым агентом) не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, такие суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков.
Таким образом, возникает доход, подлежащий обложению подоходным налогом.
Ситуация 3
Согласно приказу руководителя работник частного предприятия отправлен в служебную командировку в г. Витебск сроком на 2 дня: с 23 по 24 августа 2012 г.
Командированному работнику 22 августа 2012 г. был выдан аванс на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения, а также суточных в общей сумме 600 000 руб.
Работник авансовый отчет сдал в бухгалтерию 27 августа 2012 г., однако остаток неизрасходованной подотчетной суммы в размере 32 000 руб. в кассу предприятия сдан не был, а наниматель не удержал в 30-дневный срок эту задолженность.
В данном случае сумма 32 000 бел. руб. должна быть включена в доходы работника за октябрь 2012 г. (подп. 3.2 п. 3 ст. 175 НК).
Работник по сроку должен был отчитаться и вернуть неиспользованную сумму до 29 августа 2012 г., т.е. в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 10 Инструкции № 35).
Поскольку наниматель своим распоряжением в 30-дневный период не удержал сумму перерасхода, то такая сумма включается в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков.
Д-т 94 – К-т 71
– на сумму, не возвращенную в установленный срок;
Д-т 70 – К-т 68-4
– исчислен в октябре 2012 г. подоходный налог на сумму полученного дохода при командировке.
