Расходы на проезд к месту командировки и обратно надо документально подтвердить
Возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно зависит от страны командирования.
Если это командировка в пределах Республики Беларусь, то работникам возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) по фактической стоимости проездных документов (билетов).
При командировании за границу список расходов, подлежащих возмещению, несколько шире. Это:
– проезд транспорта, которым работник направлен в командировку, причем по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса;
– проезд (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта (п. 9 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).
В случае приобретения проездных документов (билетов) работником самостоятельно расходы, перечисленные выше, возмещаются при представлении им подтверждающих документов, установленных законодательством (в т.ч. в отношении проезда в такси и по тарифам бизнес-класса) (п. 10 Положения № 176). При отсутствии у работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).
Соответственно при возмещении расходов по проезду на более льготных для работника условиях сумма, превышающая этот размер, будет подлежать налогообложению.
Пример 1
Возмещение расходов на проезд при утере проездных документов и их налогообложение
Работник минской организации в мае 2021 г. направлен в служебную командировку в г. Гродно. По возвращении из этой командировки работник не представил документы, подтверждающие оплату расходов на проезд к месту командировки (в одну сторону) по причине их утери.
Организация по решению руководителя возместила работнику стоимость проезда в размере 12 руб...
Пример 2
Возмещение услуг каршеринга и их налогообложение
Сотрудник организации (г. Брест) в мае 2021 г. находился в служебной командировке в г. Минске. Для передвижения в пределах пункта командирования он воспользовался услугами каршеринга.
По возвращении из командировки работнику сверх норм суточных, установленных законодательством, по решению нанимателя возмещены указанные расходы согласно представленным подтверждающим документам.
Возмещение командированному работнику сверх суточных услуг каршеринга является его доходом, облагаемым подоходным налогом...
Пример 3
Возмещение расходов на такси и их налогообложение
Работник минской организации в мае 2021 г. направлен в служебную командировку в г. Гродно маршрутным такси регулярного сообщения. В ходе служебной командировки с разрешения нанимателя им понесены расходы на проезд с автовокзала в гостиницу на такси.
По возвращении из командировки работнику согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы.
Командированному работнику стоимость проезда (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта возмещается только при его командировании за границу (абз. 5 подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176).
При внутриреспубликанских командировках возмещение расходов на проезд до (с) вокзала, аэропорта Положением № 176 не предусмотрено. Поэтому их оплата согласно части первой п. 14 Положения № 176 производится работником за счет суточных...
Пример 4
Возмещение стоимости завтрака, включенного в счет гостиницы, и его налогообложение
Работник организации по возвращении из служебной командировки в пределах Республики Беларусь в бухгалтерию представил авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака (указана отдельно от стоимости проживания).
Организация по решению руководителя возместила работнику стоимость завтрака в размере 8 руб...
Пример 5
Расходы на камеру хранения и их налогообложение
Работник организации 12.05.2021 находился в однодневной служебной командировке в г. Смоленске (Российская Федерация). В ходе командировки он с разрешения нанимателя понес расходы за пользование камерой хранения по хранению личного багажа. По возвращении из командировки данному работнику согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы...
Пример 6
Выплата суточных в размере, превышающем размеры, установленные законодательством
Работник организации с 17.05.2021 по 18.05.2021 находился в служебной командировке в г. Риге (Латвия). 19.05.2021 он представил в организацию авансовый отчет. Расходы в рамках командировки осуществлялись работником за счет наличной иностранной валюты (евро), полученной под отчет в размере норм, установленных в организации. При этом размеры суточных, установленные в организации, на 30 % превышают нормы, установленные в приложении 2 к Положению № 176 (для Латвии в организации размер суточных составляет 78 евро за каждый день командировки)...
<…>
Полный текст читайте в журнале «Главный Бухгалтер. Зарплата», № 11/2021.
