Как вернуть выплаченную сумму, если работнику излишне выдали аванс

Автор рассматривает ситуацию, когда неверно рассчитали и выплатили аванс в иностранной валюте при командировке – и эта ошибка повлекла завышение выданной суммы на командировочные расходы. Как вернуть излишне выплаченную сумму? Ответ вы найдете, ознакомившись с материалом.

Пример. Неверный расчет аванса на командировку в валюте

Работник (относящийся к управленческому персоналу) направляется в командировку из г. Минска в г. Москву.

Выезд – 09.10.2023 в 21:44, прибытие в Москву – 10.10.2023 в 06:56. Выезд из Москвы – 13.10.2023 в 19:57, прибытие в Минск – 14.10.2023 в 04:42. Срок командировки составил 6 календарных дней (далее – к.д.).

Работнику 06.10.2023 выдан из кассы аванс на командировку в размере1 110 долл. США. Проезд к месту командировки и обратно оплачен в безналичном порядке. Работник не обеспечивался питанием в месте командировки. Организация не издавала локальных правовых актов (ЛПА) относительно выбора варианта возмещения расходов по найму жилого помещения.

По возвращении из командировки работник представил отчет об израсходованных суммах, в котором указаны к возмещению:

– суточные: 6 к.д. × 40 долл. США = 240 долл. США;

– расходы по найму жилого помещения: 6 к.д. × 145 долл. США = 870 долл. США.

Итого: 1 110 долл. США.

При проверке бухгалтер обнаружила, что произошла переплата.

Отчет об израсходованных суммах представлен 16.10.2023. Работник в течение 15 рабочих дней не возвратил неизрасходованный аванс, и 06.11.2023 нанимателем издан приказ об удержании из заработной платы суммы неотработанного аванса.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (часть первая п. 5 Положения № 176*):

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
_____________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Общая сумма к возмещению в рассматриваемом примере должна составить 705 долл. США.

Давайте рассмотрим, из каких статей будет состоять эта сумма:

1) расходы по проезду к месту командировки и обратно.

Проезд к месту командировки и обратно оплачен в безналичном порядке;

2) возмещение расходов по найму жилого помещения.

Организации при командировании работников за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления (часть первая п. 16 Положения № 176).

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА.

Обратите внимание! При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется (часть вторая п. 16 Положения № 176).

Следовательно, поскольку организация не принимала ЛПА, то она придерживается варианта «без подтверждающих документов».

Важно! Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть восьмая п. 16 Положения № 176).

Следовательно, организация должна возместить работнику расходы на проживание за 3 ночи (с 10 на 11 октября, с 11 на 12 октября и с 12 на 13 октября).

Расходы по найму жилого помещения составят 435 долл. США;

3) возмещение за проживание вне места жительства (суточные).

Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам (билетам) (часть первая п. 23 Положения № 176).

Поскольку работник направляется в командировку пассажирским транспортом, то суточные за все дни ему следует возместить по нормам г. Москвы, т.е. по 45 долл. США в сутки. Общая сумма суточных к возмещению составит 270 долл. США (6 × 45).

Общая сумма аванса работнику

Сумма аванса, которую надо было выдать работнику в рассматриваемом случае, состоит из вышеперечисленных статей затрат и должна была составить 705 долл. США (435 + 270).

Переплата составила 405 долл. США (1 110 – 705).

По возвращении из служебной командировки работник в срок не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, обязан представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства (п. 90 Инструкции № 117*).
_____________
* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

В случае выдачи аванса в иностранной валюте, в которой установлены в соответствии с законодательством нормы расходов по служебной командировке за границу, отличной от валюты страны командирования, в отчете об израсходованных суммах суточные указываются в валюте установленных норм расходов по служебной командировке за границу либо в валюте страны командирования с использованием обменного курса банка, где совершена валютно-обменная операция, обменного курса банка-эмитента, установленного для совершения операций посредством банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой на дату совершения каждой проведенной операции (часть первая п. 83 Инструкции № 117).

При этом согласно разъяснениям специалистов Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь в случае, если расходы на проживание возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176, то порядок пересчета применяется аналогично суточным.

Поскольку работник не представлял подтверждающих документов, то 16.10.2023 расходы определяются исходя из курса на дату аванса, т.е. 06.10.2023.

Следовательно, работник после представления отчета об израсходованных суммах должен будет возвратить 405 долл. США. Сделать это работник может, внеся наличную валюту в кассу предприятия.

Если в установленный срок работник не возвратил неизрасходованные денежные средства, то наниматель не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, издает приказ (распоряжение) об удержании неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку. По мнению автора, сумму денежных средств, подлежащих к удержанию из заработной платы, в белорусских рублях следует определять исходя из курса на дату окончания 15-дневнего срока.

Обратите внимание! Размер удержания за месяц не может превышать 20 % заработной платы после удержания налогов и обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (часть первая ст. 108 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Проводки в данном случае будут следующими (см. таблицу):

Александр Красильников, заместитель главного бухгалтера РУП «Белорусская национальная перестраховочная организация»,DipIFR Rus, CIMA CertPM (Russian)