Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и ознакомить с порядком его расчета
При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (п. 5 Положения № 176*). Аванс выдается на возмещение следующих расходов:
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
– по проезду к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– на проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Важно помнить, что сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов, перечисленных в части первой п. 5 Положения № 176, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к этому Положению, а также с учетом расходов, указанных в части первой п. 25 Положения № 176 (п. 6 Положения № 176).
Величина аванса, выдаваемого работнику, зависит от условий командирования:
– поездка в командировку может быть осуществлена на служебном или личном транспорте;
– часть расходов по командировке берет на себя принимающая или направляющая сторона;
– продолжительность командировки может быть разной (однодневная, многодневная);
– применяться могут разные варианты возмещения расходов по найму жилого помещения, при этом право выбора варианта остается за организацией, и др.
Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании денежных средств (п. 7 Положения № 176). Соблюдение данной нормы позволит организации исключить ряд спорных вопросов в расчетах с подотчетными лицами.
Аванс на расходы по проезду к месту командировки и обратно
Уточним общие правила расчета суммы аванса на командировку.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются с учетом стоимости проезда и вида транспорта. Работник может осуществлять проезд железнодорожным, воздушным, автомобильным транспортом. Его выбор зависит от транспортных возможностей, а также времени, определенного на выполнение задания в месте командировки.
Таким образом, наниматель должен обеспечить работника денежными средствами на приобретение билетов на проезд, если иной порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно к месту работы не предусмотрен условиями командирования.
Важно! При расчете суммы аванса не допускается выдача работнику на расходы по проезду денежных средств в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону.
Расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону, за исключением случаев, указанных в п. 12 и гл. 7 Положения № 176. Однако данный факт оценивается по окончании командировки и представлении работником отчета об использованных денежных суммах.
Пример 1. Сумма аванса на расходы по проезду определена неверно
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в г. Москву. При расчете суммы аванса ему на расходы по проезду выдано 5,80 руб. (2,90 руб. × 2). Аргументировалось это тем, что работник не знал, каким транспортом он поедет в командировку.
В данном случае при расчете аванса допущена ошибка. Работнику необходимо было выдать денежные средства на приобретение билета.
Аванс на расходы по найму жилого помещения
В настоящее время наниматели при командировании работников в пределах Республики Беларусь и за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления (пп. 15, 16 Положения № 176).
При расчете суммы аванса в части расходов по найму жилого помещения на данный факт обращается внимание. Напомним, что порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте.
Пример 2. Расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются без подтверждающих документов
Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Смоленск на период с 15 по 18 июня 2021 г. В Смоленск работник прибывает 15 июня 2021 г. в 16:10 и убывает 18 июня 2021 г. в 20:00.
Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть восьмая п. 16 Положения № 176).
Справочно: расходы по найму жилого помещения в сутки в г. Смоленске согласно приложению 2 к Положению № 176 составляют 80 долл. США.
Таким образом, при расчете аванса необходимо учитывать количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командирования, а именно 3 ночи. Следовательно, аванс на расходы по найму жилого помещения равен 240 долл. США (80 долл. США × 3 ночи).
Пример 3. Расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются на основании подтверждающих документов
Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Смоленск на период с 15 по 18 июня 2021 г. В Смоленск работник прибывает 15 июня 2021 г. в 16:10 и убывает 18 июня 2021 г. в 20:00.
В данном случае следует учитывать, что сумма аванса на расходы по найму жилого помещения определяется с учетом размеров их возмещения согласно приложению 2 к Положению № 176 (если, например, предварительно не была оплачена стоимость проживания в гостинице или предусмотрены иные условия командирования). Сумма аванса рассчитывается исходя из календарных дней нахождения в месте командирования – 320 долл. США (80 долл. США × 4 дня). При этом следует учитывать, что сумма аванса рассчитывается исходя из условий командирования.
Если по окончании командировки работником не будут представлены подтверждающие документы, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Конкретный размер возмещения этих расходов устанавливается нанимателем в локальном правовом акте (часть третья п. 16 Положения № 176).
Под временем нахождения в пути понимается (часть третья п. 20 Положения № 176):
– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.
В данном случае возмещение расходов по найму производится за календарные дни нахождения в месте командировки, т.е. за 15, 16, 17, 18 июня 2021 г.
Аванс на проживание вне места жительства (суточные)
Основополагающим моментом при расчете суммы аванса в части суточных является определение продолжительности командировки. Продолжительность командировки рассчитывается по приказу нанимателя о направлении работника в командировку.
Суточные выдаются за все время нахождения работника в командировке, включая время нахождения в пути, в размерах, установленных:
– в приложении 1 к Положению № 176, – при командировании в пределах Республики Беларусь;
– в приложении 2 к Положению № 176, – при командировании за границу.
Важно! В случае обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника 3-разовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки направляющая сторона возмещение суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути. Возмещение суточных не производится также, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен 3-разовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной (часть вторая п. 20 Положения № 176).
Аванс на иные расходы
Командированному работнику аванс выдается в т.ч. в счет расходов за границей по аренде автомобиля, приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортных средств (часть первая п. 25 Положения № 176).
Аванс на командировочные расходы выдается одному из работников
Для выполнения служебного задания в одну командировку может быть направлено несколько работников. Данный факт закрепляется в приказе нанимателя. При этом каждый из работников должен быть обеспечен суммой аванса на командировочные расходы. Вместе с тем допускается проведение оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку. Такую оплату можно произвести только с помощью корпоративной дебетовой карточки, выдаваемой работнику на оплату командировочных расходов (п. 78 Инструкции № 117*).
* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
Таким образом, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников наниматель может выдать одному из работников корпоративную дебетовую карточку для оплаты только соответствующих расходов по командировке: по проезду и по найму жилого помещения. Суточные должны быть выданы лично каждому работнику.
Следует помнить, что при «коллективной» оплате расходов надо получить письменное согласие всех командированных работников (форма получения согласия не установлена).
Расходы по проезду и по найму жилого помещения, оплаченные одним работником, включаются в отчет об израсходованных суммах, составляемый именно этим работником. Отчет представляется в порядке и сроки, предусмотренные Инструкцией № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (часть вторая п. 78 Инструкции № 117).
