Расчёт отпускных работникам

Содержание:
 

• Понятие и виды отпусков
• Оформление отпуска
• Определение рабочего года
• Расчёт суммы отпускных, причитающихся работнику
• Заключение
• Ссылки на документы

 

Понятие и виды отпусков

Отпуск – это освобождение от работы по трудовому договору на определенных период. Он предоставляется с целью отдыха или иных социальных целей. При этом согласно ТК РБ за работником сохраняется прежняя работа и средний заработок.

Виды отпусков, предусмотренные в ТК, представлены в таблице:

 

Отпуска предоставляются в календарных днях. Государственные праздники и праздничные дни приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Исчисление заработка за период отпуска по месту основной работы и по совместительству производится раздельно.

Обращаем внимание: в данной статье рассмотрим вопросы расчёта отпускных в случае предоставления трудовых отпусков.

 

Оформление отпуска

Для предоставления отпуска работник пишет заявление на имя директора или лица, его заменяющего.  Заявление может визироваться руководителем сотрудника.

Образец заявления об отпуске можете изучить здесь >>>

Обычно отпуска оформляют приказом руководителя.  Форму приказа вы можете найти в разделе «Документы» по этой ссылке.

 

Определение рабочего года

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

Порядок его определения следующий:

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время. Сдвиг рабочего года не влечет за собой изменение продолжительности трудового отпуска, положенного работнику согласно условиям трудового договора.

Более подробно примеры расчёта рабочего года, а также практические ситуации когда рабочий год сдвигается, читайте в статье:

 Сдвигаем рабочий год при предоставлении отпуска

Расчёт суммы отпускных, причитающихся работнику

Для того, что бы рассчитать сумму отпускных, необходимо количество оплачиваемых календарных дней отпуска умножить на средний заработок.  С порядком расчёта среднего заработка остановимся подробнее:

Правило 1. При исчислении среднего заработка в расчёт принимается заработная плата  с учётом перечня выплат, которые включаются в расчёт среднего заработка.

Например, такие выплаты как годовой бонус, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие, ряд компенсаций не включается в расчёт среднего заработка. Для того, что бы проверить себя, рекомендуем воспользоваться специально подготовленным для вас чек-листом >>>

Правило 2. Средний заработок, сохраняемый за время отпуска, исчисляется исходя из заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

При этом не имеет значения, за какой рабочий год предоставляется трудовой отпуск.

Средний заработок определяется путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска.

 

Среднедневной заработок определяется по следующему алгоритму:

 

1. Возьмите сумму заработной платы, начисленной работнику за месяцы, принимаемые для расчёта
2. Разделите на количество месяцев, принимаемых для расчёта
3. Разделите на 29,7 – среднемесячное количество календарных дней

Вместе с тем, бывает такое, что работник уходит в отпуск – а заработная плата за последний месяц ему еще не начислена.  Законодательством предусмотрено, что в таком случае период можно сдвинуть.  Это означает,  что расчёт среднего заработка может начиная не с месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск, а на один месяц раньше.

Необходимо отметить, что на практике расчёт отпускных таким простым, как правило, не бывает.  Для этого не забудем про следующие правила.

Правило 3. При разделении трудового отпуска на части средний заработок исчисляется для каждой части трудового отпуска.

Если же работник запланировал одну продолжительность отпуска, но по производственной необходимости был оформлен отзыв – неиспользованная часть отпуска переносится на другой период.  При этом сумма выплаченного среднего заработка, которая приходится на неиспользованные дни трудового отпуска засчитывается в счёт начисленной зарплаты (за выполненную работу или отработанное время).

Правило 4. Если работник отработал менее года, средний заработок исчисляется исходя из заработной платы, начисленной за ПОЛНЫЕ месяцы до ухода в отпуск

Полный месяц – это  календарный месяц, в котором работник отработал все рабочие дни согласно ПВТР или графику работ (сменности).  В него также включаются дни отсутствия работника – в случае, если в них сохраняется 100% его среднего заработка.

Опять же, на практике часто возникают ситуации, когда в принимаемом для расчёта среднего периоде работник работал во всех месяцах – но ни один из н их не является полным. Такое может произойти вследствие:

• временной  нетрудоспособности;
• простоя не по вине работника;
• предоставления отпуска без сохранения заработной платы;
• при предоставлении работнику отпуска в месяце его приема на работу.

В таком случае, для расчёта среднего заработка применяйте такой порядок:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случаях, когда работник не приступал к работе, средний заработок исчисляется исходя из его тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре.

Отметим, что подобрать примеры расчёта отпускных можно при помощи «Сервиса подбора примеров  электронного журнала gbzp.by» >>>

Правило 5. Не каждый месяц, в которых было освобождение от работы надо исключать из расчёта.

По общему правилу, если работник освобождался от работы без сохранения (или с частичным сохранением) зарплаты, эти месяцы исключаются из расчёта.  Вместе с тем, если заработок в этих месяцев не ниже, чем оплата труда при полностью отработанном месяце – они из расчёте НЕ ИСКЛЮЧАЮТСЯ.

Среднедневной заработок в этом случае определяется путем деления суммы заработной платы, начисленной за оставшиеся месяцы, на число этих оставшихся месяцев и на 29,7.

Правило 6. Особенности расчёта среднего заработка при неполном рабочем времени.

Используйте для расчёта отпускных фактически начисленную заработную плату.

Рекомендуем по теме изучить статью:

Три  подхода к расчёту отпускных при работе в условиях неполного рабочего времени

Правило 7. Расчёт отпускных работникам, которые находились в декретном отпуске.

В случае нахождения  в декретном отпуске получается ситуация, когда в течение всех 12 месяцев, предшествующих месяце ухода в отпуск работник освобождался от работы. Заработная плата при этом или не сохранялась, или сохранялась частично. В этом случае для расчёта отпускных берем 12 месяцев, предшествующих периоду декретного отпуска.

Пример. Работница организации уходит в отпуск после выхода из отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, проработав неполный месяц (например, 15 календарных дней)

Для исчисления среднего заработка, сохраняемого работнице за время трудового отпуска, принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала трудового отпуска.Учитывая, что в 12-месячном периоде начисленной заработной платы у работницы нет, необходимо период по 12 месяцев сдвигать до тех пор, пока в нем будет один либо более месяцев, в которых работница работала и получала заработную плату.

Правило 8. Учёт в расчёте отпускных отдельных видов выплат

Нормативными документами оговорен специальный порядок учета при расчёте отпуска следующих видов выплат:

• премии;
• авторские (постановочные) вознаграждения;
• суммы индексации зарплаты;
• доплаты до МЗП;
• вознаграждения (в т.ч. по итогам работы за год, за выслугу лет);
• единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам отдельных организаций*;
• иные единовременные выплаты по итогам работы за год.

* под этими организациями понимаются государственные органы, а также госучреждения и иные госорганизации, обеспечивающие деятельность Президента РБ и госорганов

Данные выплаты следует включать в заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счёту.

Пример. В расчет среднего заработка включаем вознаграждение по итогам работы за год

В декабре 2017 (2020) г. работнику организации рассчитывается денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск. Он был принят на работу в организацию 12 декабря 2016 г.(2019)

В 11-месячный период, принимаемый для исчисления среднего заработка для определения размера компенсации (январь – ноябрь 2020 г.), попадают 2 месяца, которые исключаются из расчета (выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности).

Годовое вознаграждение в организации выплачивается частями (по мере финансовых возможностей):

– в феврале 2020 г. работнику выплачена 1-я часть вознаграждения по итогам работы за 2019 г. – 330 руб.;

– в марте 2020 г. – 2-я (последняя) часть вознаграждения по итогам работы за 2019 г. – 320 руб.

В приведенном случае при исчислении отпускных  учитываются 1-я и 2-я части вознаграждения, выплаченные в феврале и марте 2020 г. по итогам работы за 2019 г., в сумме 650 руб. (330 руб. и 320 руб.), так как они являются двумя частями последней единовременной выплаты (за 2019 г.) и прошли по лицевому счету в периоде, принимаемом для исчисления среднего заработка (январь – ноябрь 2020 г.).

Поскольку в расчет среднего заработка для определения размера компенсации принимаются 11 полных месяцев (2 месяца исключаются из-за выплаченных пособий по временной нетрудоспособности), то суммы первой и второй частей вознаграждения по итогам работы за 2019 г., выплаченных в феврале и марте 2020 г., будут включаться в заработок февраля 2020 г. в размере 270 руб. (330 руб. / 11 × 9), в заработок марта 2020 г. – 261,82 руб. (320 руб. / 11 × 9).

Правило 9. Осовременивайте заработок

Осовременивание заработка – применение к сумме заработка поправочных коэффициентов.  Этот порядок необходимо применять, если в периоде принятом для исчисления среднего заработка (или периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка, повышался размер:

Для удобства в дальнейшем мы будем называть базовый оклад, базовую ставку, тарифную ставку (тарифный оклад) или тарифную ставку 1 разряда -  БАЗОВОЙ ВЫПЛАТОЙ  (БВ)

Поправочные коэффициенты (ПК) рассчитываются следующим образом:

Если в организации применяются несколько ТС 1 разряда, то при исчислении ПК надо применять те тарифные ставки 1 разряда, которые применялись для исчисления тарифной ставки (тарифного оклада) данного работника.

 

Пример. Изменение у работника тарифного оклада

В месяце ухода в отпуск (январь 2021 г.) тарифный оклад у работника равен 800 руб. В расчетном периоде (12 месяцев) в первых 6 месяцах (январь  – июнь 2020 г.) его тарифный оклад составлял 620 руб., а во вторых 6 месяцах (июль  – декабрь 2020 г.) – 650 руб.

Поправочные коэффициенты рассчитываются так:

– применительно к первым 6 месяцам – 1,1290 (700 / 620);

– ко вторым 6 месяцам – 1,0769 (700 / 650).

 

При снижении базовой выплаты, изменении системы оплаты труда в принятом для исчисления отпускных периоде – расчёт поправочных коэффициентов производится пропорционального отработанному времени отдельно до и после изменений.

В случаях, когда в периоде расчёта отпускных (или в периоде их выплаты) работник работал на различных профессиях рабочего (должностях служащего), расчёт поправочных коэффициентов производите:

• пропорционально отработанному времени отдельно до и после соответствующего периода работы по каждой профессии;
• с учётом базовой выплаты, сложившихся в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка.

В случае повышения БВ часть отпускных, приходящихся на время после соответствующего повышения, корректируется на рост БВ со дня повышения.

Читайте по теме:

• Три ситуации по расчёту поправочных коэффициентов
• Правила осовременивания заработка при расчёте отпускных
• Изменение тарифного оклада после ухода работника в отпуск

 Правило 10. Расчёт отпускных при установлении работнику фиксированного оклада

При установлении  фиксированного оклада ** поправочные коэффициенты не применяются. Исчисление среднедневного заработка для расчета сохраняемого среднего заработка во всех случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, производится исходя из фиксированного оклада, установленного работнику на момент его исчисления.

** Фиксированный оклад устанавливается в кратных размерах от уровня среднемесячной заработной платы  по соответствующему виду экономической деятельности (без начисленных на него надбавок, премий, бонусов и других стимулирующих выплат)

Пример. Расчет отпуска директору,  у которого установлен фиксированный оклад

Директору  установлен фиксированный оклад в размере, кратном 4 СЗП, сложившимся по соответствующему виду экономической деятельности, без начисления надбавок, премий, бонусов и других выплат стимулирующего характера.

В феврале  2021 г. руководитель уходит в трудовой отпуск на 27 дней. На момент ухода в отпуск фиксированный оклад составил 2 376 руб. (условно).

Размер среднедневного заработка для исчисления сохраняемого среднего заработка за время отпуска равен 80 руб. (2 376 руб. / 29,7). Средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска руководителя, составит 2 160 руб. (80 руб. × 27 дней).

Заключение:

Для глубокого погружения в тему расчёта отпускных  рекомендуем изучить статьи из журнала «Главный Бухгалтер. Зарплата» по  данной тематике:

• Когда и как применять особый порядок при расчёте отпускных?
• Обязанные лица имеют право на трудовой отпуск: как рассчитать отпускные
• Сдвигаем рабочий год при предоставлении трудового отпуска
• Отпуска работникам-инвалидам

Ссылки на документы из этой статьи:

Образец заявления об отпуске >>>

Приказ  о предоставлении отпуска >>>

Чек-лист по выплатам среднего заработка >>>