Отчет в Белгосстрах за 2023 год: что должен знать бухгалтер

Общие положения

Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее – отчет) за 2023 г. представляется по форме, утвержденной законодательством.

В настоящее время порядок предоставления отчета регулируется  постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.07.2017 № 538 «Об утверждении формы отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и Положения о порядке его составления и представления» (далее – постановление № 538, Положение № 538).

Кто обязан представить отчет

Отчет за 2023 г. представляют страхователи по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, зарегистрированные в качестве таковых в Белгосстрахе (п. 2 Положения № 538).

Напомним, что регистрации у страховщика (Белгосстрах) подлежат следующие категории субъектов:

• Юридические лица, созданные в соответствии с законодательством РБ, прошедшие государственную регистрацию;
• Обособленные подразделения юридических лиц, осуществляющие деятельность на территории РБ;
• Представительства иностранных организаций в РБ;
• Зарегистрированные индивидуальные предприниматели;
•  Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, постоянно проживающие на территории Республики Беларусь, которые предоставили работу застрахованным лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Данные перечень определен п. 2 Положения о порядке регистрации (перерегистрации) страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь 29.08.2019 № 575; далее – Положение № 575

В каких случаях отчет можно не предоставлять

Перечень данных случае четко определен:

• Cтрахователем не начислялись выплаты в пользу граждан;
• Cтрахователем не уплачивались страховые взносы, штрафы, пени;
• Cтраховщиком не производился зачет излишне поступивших страховых взносов в счет погашения числящейся за страхователем задолженности по штрафам, пеням или возврат излишне уплаченных страховых взносов;
• Cо страхователя не взыскивались страховые взносы, штрафы, пени в принудительном порядке.

Сроки предоставления отчета в Белгосстрах

Отчет представляется за календарный год. Срок представления отчета за 2023 г. – не позднее 25 января 2024 г. (п. 3, часть первая п. 34 Положения № 538).  Этот день приходится на четверг.

Сдающие отчет субъекты  в случае несдачи отчета, несвоевременной его сдачи и (или) предоставления недостоверной информации штрафуются на сумму в 10 базовых величин. 

(Данная норма содержится в Положении о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв.  Указом Президента Республики Беларусь 25.08.2006 № 530; далее – Положение № 530)

ВНИМАНИЕ!  Непредставление отчета – это не только отсутствие отчета в нужный срок в Белгосстрахе.  Если будут допущены следующие ошибки со стороны страхователя, то отчет также будет считаться непредставленным!

Таблица 1. Ошибки, допускаемые страхователями, ввиду которых отчет может быть признан непредставленным

Заполнение сведений о страхователе

Отчет в Белгосстрах состоит:

1) из сведений о страхователе;

2) разд. I «Средняя численность застрахованных лиц»;

3) разд. II «Средства по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Наименование страхователя и место нахождения страхователя – юридического лица указываются в соответствии с учредительными документами (пп. 11, 12 Положения № 538). Регистрационный номер в Белгосстрахе указывается в соответствии с выданным страхователю документом, подтверждающим регистрацию в Белгосстрахе (п. 13 Положения № 538).

Отчет подписывается руководителем страхователя или иным его представителем, уполномоченным на составление отчета.

Заполнение раздела I «Средняя численность застрахованных лиц»

По стр. 01 разд. I отчета указывается средняя численность застрахованных лиц с начала года.

Для определения средней численности застрахованных лиц за год необходимо просуммировать среднюю численность застрахованных лиц за 12 месяцев отчетного года и разделить полученную сумму на 12. При получении данных менее 1 по стр. 01 проставляется 1 (часть первая п. 16 Положения № 538).

Средняя численность застрахованных лиц за месяц исчисляется путем суммирования численности застрахованных лиц за каждый календарный день месяца, включая государственные праздники, праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими днями, и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (часть вторая п. 16 Положения № 538).

Средняя численность застрахованных лиц за месяц, в котором страхователь не работал, равна нулю (часть четвертая п. 16 Положения № 538).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

1.  Из числа застрахованных лиц исключаются лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (п. 15 Положения № 538).

2.  С 01.09.2019 иностранные граждане являются застрахованными в т.ч. и в случае их временного пребывания на территории Республики Беларусь.

Данные разд. I отчета отражаются в целых числах. В случае отсутствия данных соответствующее поле отчета не заполняется (п. 19 Положения № 538).

Заполнение раздела II «Средства по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

По стр. 02 «Облагаемая база» отражается общая сумма выплат всех видов, начисленных страхователем за отчетный период в пользу застрахованных лиц по всем основаниям независимо от источников финансирования, на которые согласно законодательству начисляются страховые взносы (п. 20 Положения № 538).

ВАЖНО: С 01.09.2019 вся сумма переходящих отпускных включается в облагаемую базу при начислении взносов в Белгосстрах в том месяце, на который она приходится согласно лицевому счету. При этом не имеет значения тот факт, что часть отпускных начислена за дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц.

По стр. 03 «Начислено страховых взносов» указывается сумма начисленных за отчетный период страховых взносов по страховому тарифу с учетом установленной льготы и (или) скидки (надбавки). Сумма начисленных страховых взносов за месяц определяется путем умножения облагаемой базы за соответствующий месяц на страховой тариф с учетом установленной льготы и (или) скидки (надбавки). Сумма начисленных страховых взносов в графе «С начала года» определяется путем суммирования показателей по указанной строке за все месяцы отчетного периода (п. 21 Положения № 538).

По стр. 20 «Подлежит к уплате» отражается общая сумма средств, которая подлежит уплате с учетом суммы штрафов и пеней.

По стр. 24 «Уплачено средств» отражается сумма перечисленных средств, в т.ч. сумма перечисленных штрафов и пеней.

По стр. 32 «Задолженность по платежам на конец отчетного периода страхователя Белгосстраху (Белгосстраха страхователю)» отражается задолженность по платежам на конец отчетного периода. При этом размер задолженности страхователя Белгосстраху имеет положительное значение, Белгосстраха страхователю – отрицательное (отражается со знаком «минус») (п. 30 Положения № 538).

Форма представления отчета

На бумажном носителе может быть представлен только отчет по ликвидации или по реорганизации. Бумажный отчет в таком случае вручается уполномоченному представителю Белгосстраха (п.36 Положения №538).

Основная форма представления отчета – в виде электронного документа или в электронного форме. Отчет в виде электронного документа подписывается ЭЦП, сертификат открытого ключа которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (п. 37 Положения № 538). Отчет, представляемый в электронном виде, подписывается с помощью учетной записи, полученной в Белгосстрахе в установленном им порядке (п. 37 Положения № 538).

Факт представления отчета в электронном виде удостоверяет  квитанция, формируемая с использованием программного обеспечения.

Вопросы и ситуации, возникающие при предоставлении отчета

Вопрос  1. Отражение в отчет сведений о несчастном случае и выплаченном больничном

В организации в 2023 г. с работником произошел несчастный случай на производстве. В подразделение Белгосстраха были представлены сведения для начисления пособия по временной нетрудоспособности.

Следует ли информацию об этом несчастном случае и выплаченном пособии указывать в отчете?

Ответ: В 2019 г. произошли изменения в законодательстве Республики Беларусь, регулирующем обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Страхователи с 01.09.2019 не осуществляют самостоятельно никаких выплат пользу застрахованных лиц. В связи в отчете не указываются количество произошедших страховых случаев (несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний) и данные о суммах страховых выплат, поскольку они не производятся страхователями.

Вопрос 2. Суммы переходящих отпускных

Работнику предоставлен трудовой отпуск с 21 декабря 2023 г. по 20 января 2024 г. Как в отчете за 2022 г. должна быть отражена сумма отпускных, начисленных и выплаченных работнику 16 декабря 2023 г.?

Ответ: В приведенной ситуации начисленный в пользу работника средний заработок, сохраняемый за ним за время отпуска, который приходится на декабрь 2023 г. и январь 2024 г., должен быть признан объектом для начисления страховых взносов в декабре 2023 г. в полном объеме. Такая сумма полностью должна быть отражена по стр. 02 отчета в декабре 2023 г. Обоснуем такой ответ.

Напомним, что по стр. 02 отчета отражается облагаемая база, т.е. общая сумма выплат всех видов, начисленных страхователем за отчетный период в пользу застрахованных лиц по всем основаниям. При заполнении этой строки нужно учитывать действующие с 01.09.2019 требования законодательства в части начисления в пользу застрахованных лиц выплат в виде среднего заработка, сохраняемого в предусмотренных законодательством случаях, за периоды, приходящиеся на разные месяцы. Речь идет, в частности, об исчислении в соответствии с трудовым законодательством среднего заработка, сохраняемого за работником, уходящим в отпуск.

В случае ухода работника в отпуск, приходящийся на разные месяцы (годы), страхователь должен руководствоваться нормами п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297, и отразить по стр. 02 отчета всю сумму начисленных работнику отпускных в том месяце, на который она приходится согласно лицевому счету, несмотря на то, что часть отпускных приходится на следующий месяц.

Вопрос 3. Выплаты сотрудникам в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком

В январе 2023 г. работница организации ушла в декретный отпуск, а по его окончании – в отпуск по уходу за ребенком. В 2023 г. ей выплачены премия по результатам работы за 2022 г. и материальная помощь к 8 Марта.

Следует ли на указанные выплаты начислять страховые взносы, соответственно отражаются ли они в стр. 02 отчета?

Ответ: Премия по результатам работы за 2022 г. – объект для начисления страховых взносов, а материальная помощь к 8 Марта – нет. Первая из указанных выплат отражается в стр. 02 отчета.

Поясним такой ответ.

В облагаемую базу не включаются выплаты, произведенные в пользу лиц, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, кроме случаев, когда такие лица в период указанных отпусков работают на условиях другого трудового договора (контракта), выполняют работу по гражданско-правовому договору (оказывают услуги, создают объекты интеллектуальной собственности) у страхователя.

Однако если таким лицам производились выплаты премий или иные выплаты, рассчитанные и начисленные за отработанное время до ухода в указанные отпуска, они подлежат отражению в отчете в месяце, в котором начислены, поскольку на них начисляются страховые взносы.

Вопрос 4. Отражение средней численности застрахованных лиц

Как отражается средняя численность застрахованных лиц по строке 01 отчета ?

Ответ:  Данные стр. 01 отчета (средняя численность застрахованных лиц) отражаются в целых числах. В случае отсутствия данных соответствующее поле отчета не заполняется.

Например, если страхователь в течение отчетного периода предоставлял работу только одному работнику даже на непродолжительное время, в стр. 01 проставляется 1. Если им была предоставлена работа в отчетном периоде 10 работникам, но каждому в течение одного месяца, при этом работники последовательно сменяли один другого, то по стр. 01 также должна быть указана численность застрахованных – 1 (10 / 12 = 0,83, после округления – 1). Если страхователь предоставлял работу в течение одного календарного месяца 20 гражданам одновременно, а в остальные месяцы не работал, то средняя численность застрахованных составит 2 ((20 + 0 × 11) / 12 = 1,6667, после округления – 2)

Вопрос 5. Учет работников по договору подряда при расчёте средней численности застрахованных лиц

В организации есть работники, которых в течение 2023 г. привлекали к выполнению работ по гражданско-правовым договорам.

Как такие работники учитываются при расчете средней численности застрахованных лиц?

Ответ: Работник, выполняющий в свободное от основной работы время оплачиваемую работу у того же нанимателя, либо принятый на работу в одной организации на две, полторы или менее одной ставки, либо работающий одновременно по гражданско-правовому договору, включается в среднюю численность застрахованных лиц как один человек (целая единица).