Оплата командировочных расходов без подтверждающих документов

Согласно приказу руководителя работник командирован из Гомеля в Минск на 3 дня с 10.06.2019 по 12.06.2019. Ему выплачен аванс в размере 190 руб. Командировочное удостоверение не выписывалось. Приехав из командировки, работник не представил оригиналы документов, подтверждающих расходы по приобретению билетов и найму жилого помещения (утеряны).

В каком размере ему следует оплатить расходы по командировке?

Оплата расходов по проезду к месту командировки и обратно. Поскольку работник не представил подтверждающие документы, то расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176, далее – Положение № 176).

 Сумма возмещения составит: 2.55 руб. × 2 поездки = 5.10 руб.

Справочно: базовая величина с 1 января 2019 г. установлена в размере 25,50 руб. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956 «Об установлении размера базовой величины».

 

Оплата расходов по найму жилого помещения и суточных.

Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов. При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем (п. 15 Положения № 176).

Работником утеряны проездные билеты и не оформлялось командировочное удостоверение, поэтому даты прибытия и убытия к месту (из места) командировки следует определить на основании приказа (распоряжения, постановления) нанимателя.

Обратите внимание! На основании приказа (распоряжения, постановления) нанимателя работнику, направленному в служебную командировку, выдается аванс и возмещаются предусмотренные законодательством расходы.

Однако, если командировочное удостоверение не оформлялось, то факт пребывания работника в командировке надо подтвердить документами, приложенными к авансовому отчету (проездные документы, счет за проживание в гостинице). В данной ситуации такие документы отсутствуют, поэтому с работника нужно потребовать представить письменный отчет о выполнении задания и исходя из него произвести расчет командировочных расходов.

Предположим, из отчета работника следует, что он прибыл в Минск 10.06.2019 и убыл 12.06.2019. В этом случае ему подлежат возмещению расходы по найму жилого помещения за 3 дня (10, 11 и 12).

Сумма возмещения составит: 50,00 руб. × 3 дня = 150,00 руб.

Возмещение суточных командированному работнику при командировании в пределах Республики Беларусь производится в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути (п. 20 Положения № 176).

Время нахождения в командировке и в пути в этой ситуации также можно определить на основании отчета работника.

Суточные следует оплатить за 3 дня. Их сумма составит: 9,00 руб. × 3 дня = 27,00 руб.

Всего по командировке подлежит возмещению:

5,10 + 150,00 + 27,00 = 182,10 руб.

С учетом выданного ранее аванса, работнику следует вернуть 7,90 руб. (190,00 – 182,10).

Справочно: неизрасходованные наличные деньги, выданные работникам под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, должны быть возвращены не позднее 15 рабочих дней со дня прибытия из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117).

Мария ВОРОНОВА, экономист