Возврат подотчетных сумм и последствия нарушения сроков возврата

Кто является подотчетным лицом?

Подотчетные лица – это работники организации, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления организацией своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью нанимателя.

Так, наличные белорусские рубли и (или) наличная иностранная валюта расходуются только работниками, получившими их под отчет. Использование корпоративных дебетовых карточек работниками, не являющимися держателями этих карточек, не допускается (п. 73 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117; далее – Инструкция № 117).

На какой срок выдаются белорусские рубли под отчет?

Порядок выдачи денежных средств в белорусских рублях под отчет для совершения текущих операций заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом.

Выдаются такие суммы (за исключением расходов, связанных со служебными командировками) на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи. Если получение белорусских рублей имело место с использованием личных и корпоративных дебетовых карточек, то действует такой срок – не более 10 рабочих дней, включая день их получения.

Выдача под отчет белорусских рублей в безналичной форме для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, при использовании личной дебетовой карточки осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день их зачисления на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой (п. 74 Инструкции № 117).

Важно! Список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, организация утверждать не обязана. Вместе с тем она может прописать его в локальных правовых актах.

В какие сроки составляется отчет об израсходованных суммах, полученных под отчет на текущие операции?

Работники, получившие под отчет в соответствии с п. 74 Инструкции № 117 белорусские рубли, т.е. для совершения текущих операций (за исключением расходов, связанных с командировками), обязаны не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (перечислены на карточки), представить отчет об израсходованных суммах.

Если работники израсходовали белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, то они обязаны представить отчет не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения (п. 89 Инструкции № 117).

В какие сроки отчитываемся по командировочным расходам?

На командировочные расходы наниматель обязан выдать работнику аванс. Работник, получивший деньги под отчет на расходы, связанные с командировкой, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах (п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176); п. 90 Инструкции № 117).

Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерию лично либо досылаются в виде регистрируемого почтового отправления (п. 92 Инструкции № 117).

Обратите внимание! Форма отчета законодательством не установлена. Поэтому организации имеют право самостоятельно разработать свою форму и утвердить ее в учетной политике (пп. 2 и 4 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З). Для примера можно воспользоваться авансовым отчетом типовой формы № 286.

В отчете об использованных суммах указываются полученная сумма аванса, произведенные расходы, например, по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

Таким образом, порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса, а также возврата неиспользованных сумм аванса определяются законодательством. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176).

Возврат неиспользованных сумм денежных средств, полученных под отчет, осуществляется работником в срок, установленный для представления отчета, – в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).

Исчисление, удержание и перечисление подоходного налога

Если в установленный законодательством срок работник не представил отчет об использованных суммах и не вернул денежные средства, выданные под отчет, а организация в установленный законодательством срок (не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса) не приняла распоряжение об удержании невозвращенных денежных средств у работника, то эта сумма включается в доходы работника, подлежащие обложению подоходным налогом. При этом датой фактического получения такого дохода является первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия организацией распоряжения об удержании (подп. 1.7 п. 1 ст. 213 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Пример 1. Определение даты получения дохода, если работник не отчитался по командировочным расходам

Работник направлен в командировку с 22 по 25 февраля 2021 г. 19 февраля он получил аванс на командировочные расходы.

Работник вернулся из командировки, но не представил авансовый отчет и не вернул выданный аванс в установленный срок – не позднее 19 марта (у работника 5-дневная рабочая неделя с выходными – суббота и воскресенье).

До 19 апреля 2021 г. наниматель не принял распоряжение об удержании у работника выданного аванса.

Для целей исчисления подоходного налога сумма невозвращенного аванса включается в доход работника на 1 мая.

Пример 2. В организации своевременно сделано распоряжение на удержание сумм задолженности

По возвращении из служебной командировки в установленный законодательством срок работник представил в бухгалтерию отчет об использованных суммах. При этом он не вернул неиспользованную сумму аванса, а подал заявление на удержание данной суммы из заработной платы.

В организации в установленный законодательством срок издан приказ на удержание из доходов работника задолженности по командировке.

Учитывая, что в организации в установленный законодательством срок был издан приказ на удержание из доходов работника задолженности по командировке, объект обложения подоходным налогом отсутствует.

Важно! В случае если после удержания подоходного налога работник вернул денежные средства, не израсходованные в командировке, то необходимо пересчитать облагаемый доход и подоходный налог. Излишне удержанный подоходный налог следует вернуть работнику или засчитать в уплату предстоящих платежей подоходного налога (п. 1 ст. 223 НК).

Нина Анищенко, эксперт журнала