Сроки и порядок хранения исполнительных листов в организации

Каков срок хранения исполнительных документов в организации, журналов регистрации исполнительных листов?

Срок хранения исполнительных документов составляет 1 год после их исполнения и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после их исполнения (п. 199 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).

Журналы регистрации исполнительных листов должны храниться 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 201 Перечня).

Каков порядок хранения исполнительных документов в организации?

Для хранения исполнительных документов в организации особый порядок не предусмотрен. Полагаем, что при этом следует руководствоваться порядком, предусмотренным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организаций, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (п. 7 Инструкции № 4).

Заявления лиц, добровольно уплачивающих алименты, об их прекращении, об изменении их размера наниматель, выплачивающий заработную плату, обязан хранить в порядке, установленном для хранения исполнительных документов (часть первая ст. 108 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье).

Владимир Павлов, юрист