Работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле

08 сентября 2020

Многие организации по-прежнему направляют своих работников в командировки. И это зависит не только от воли нанимателя: деятельность организации нельзя остановить. Безусловно, направляя работников в командировку, наниматель задумывается об их здоровье с учетом эпидемиологической ситуации, как и о расходах, связанных с командировкой. Попробуем объединить эти два момента.

В соответствии с приказом нанимателя работник организации направляется в командировку в г. Брест с 26 по 29 мая 2020 г.

В приказе оговорено условие направления работника в командировку (с его согласия) на его личном автомобиле и предусмотрено возмещение стоимости использованного в поездке топлива в сумме 60 руб. Договор об использовании транспорта в служебных целях с работником не заключен.

Работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства на командировочные расходы.

Как учитываются командировочные расходы в таком случае?

Чтобы минимизировать контакты работника при поездке в командировку, нанимателем принято правильное решение:

– работник направляется в командировку на личном автомобиле;

– работнику выдается корпоративная банковская карточка.

Расходы по командировке составят:

– суточные – 36 руб. (9 руб. × 4 суток);

– расходы по найму жилого помещения в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующим документом;

– расходы по проезду в сумме 60 руб. не являются командировочными расходами, но возмещаются за счет прибыли организации.

Комментарий эксперта

В любом случае работник может поехать в командировку на личном автомобиле. При этом важны следующие моменты:

1. Работник заключил с организацией договор об использовании своего автомобиля для нужд нанимателя. Для целей нанимателя он может использовать свой личный автомобиль, в т.ч. и для поездок в служебные командировки (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь). В таком случае при поездке в командировку считается, что работник обеспечивается транспортным средством организации и расходы по проезду (как командировочные расходы) работнику не возмещаются. Израсходованное топливо – это затраты организации, и они возмещаются работнику.

2. Работник может выехать в командировку на личном автомобиле по собственной инициативе. Поскольку подтверждающих документов по проезду к месту командировки и обратно к отчету приложено не будет, то наниматель возмещает работнику расходы по проезду в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).

3. По инициативе нанимателя и с согласия работника последний может поехать в командировку на личном автомобиле с выплатой ему компенсации расходов по проезду. Однако такие расходы нельзя считать командировочными расходами и учитывать их при налогообложении прибыли.

Таким образом, поскольку в приказе было предусмотрено возмещение работнику стоимости использованного в поездке топлива (в конкретной сумме), а в числе возмещаемых расходов по командировке в Положении № 176 подобного рода выплаты не обозначены, то считать их командировочными расходами для организации недопустимо. В данном случае организация несет расходы за счет прибыли. Для работника это будет расценено как получение дохода.

При наличии у командированного работника корпоративной банковской карточки для оплаты расходов по найму жилого помещения (в пределах Республики Беларусь и за границей) следует руководствоваться нормами п. 17 Положения № 176.

Справочно: при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 17 Положения № 176).

Иными словами, если работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства для последующей оплаты работником расходов по найму жилого помещения, то такая оплата будет считаться оплатой жилого помещения направляющей стороной. Соответственно командированному работнику не выплачивается разница между установленным в приложении 2 к Положению № 176 размером возмещения расходов по найму жилого помещения и суммой фактически оплаченных им указанных расходов посредством корпоративной банковской карточки.

Читайте также: