Положение о служебных командировках

В современных реалиях редко какой наниматель не испытывает необходимости в направлении сотрудников в командировки. Вместе с тем регулирование отношений в коммерческой организации, связанных с направлением работников в командировки, имеет ряд нюансов, которые влекут за собой определенные сложности. В настоящей статье предлагаем рассмотреть порядок разработки Положения о служебных командировках.

Направление работников в служебные командировки может производиться на основании действующего законодательства и без утверждения Положения о служебных командировках (далее – Положение). Целесообразность утверждения данного Положения возникает в тех организациях, где общее количество командировок велико или имеются коммуникационные проблемы внутри организации, в целях установления обязанностей конкретных работников (структурных подразделений). Этот локальный правовой акт (ЛПА) определяет порядок направления в служебные командировки в пределах Республики Беларусь и за границу работников, работающих по трудовым договорам (контрактам).

Важно! Указанный ЛПА не должен ухудшать положение работника, идти вразрез с законодательством и т.п.

Справочно: ЛПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (часть вторая ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

Обратите внимание! При введении в действие Положения необходимо соблюсти гарантии работников, предусмотренные действующим законодательством:

– при изменении существенных условий труда, например, если Положением будут предусмотрены обязанности работников, определяющие их трудовую функцию, или если будут задеты какие-либо другие условия, установленные на основании ТК, – предупредить работников не позднее чем за 1 месяц письменно (часть третья ст. 32 ТК);

– ознакомить работников с Положением под роспись.

В связи с этим Положение, как и другие ЛПА нанимателя, лучше всего утверждать за месяц до введения в действие и сразу же знакомить коллектив с его содержанием.

Обратите внимание! Если содержание Положения меняется в связи с изменением законодательства или уже утвержденное Положение меняется в формальной части, не затрагивая права работников, то выдерживать срок предупреждения, установленный ст. 32 ТК, не нужно.

Важно! Следует обратить внимание и на реквизиты документа, поскольку отсутствие каждого из них может повлечь недействительность документа. Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как (п. 18 Инструкции по делопроизводству*):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата документа;

– регистрационный индекс;

– подпись.
* Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Нередко, при наличии профсоюзной организации, к процессу составления положения привлекаются его представители. Кроме того, коллективным договором или тарифным соглашением может быть предусмотрено обязательное согласование или участие профсоюзного комитета при составлении ЛПА.

Положение делится на главы, каждая из которых содержит ряд нормативных установок, определенных законодательством и нанимателем. Например, это могут быть следующие главы:

1. Общие положения.

2. Порядок направления работника в служебную командировку.

3. Гарантии работника в служебной командировке.

4. Возмещение расходов работника в служебной командировке.

5. Заключительные положения.

6. Другие главы по усмотрению нанимателя.

Рассмотрим более детально содержание каждой главы Положения.

1. В главе «Общие положения» чаще всего раскрываются условия, определяющие правовое регулирование командировок, круг лиц, на которых распространяет свое действие Положение, определение служебной командировки, указываются ограничения при направлении в служебную командировку и прочие общие условия.

2. В главе «Порядок направления работника в служебную командировку» раскрываются вопросы оформления командировки:

– кто уполномочен издавать приказ (распоряжение);

– сопроводительный документ (командировочное удостоверение или др.);

– задание на служебную командировку (необходимость, форма, уполномоченное на выдачу лицо), отчет о выполнении задания;

– как решается вопрос с расчетом финансовых средств на служебную командировку (смета расходов);

– срок служебной командировки;

– откуда производится в направление в служебную командировку (с рабочего места или из места жительства);

– как производится возвращение из командировки (на рабочее место или в место жительства, а может быть, из места командировки в отпуск или др.);

– подтверждение произведенных расходов, возврат неизрасходованных денежных средств.

Важно! Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).

Справочно: форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем. Она может быть утверждена приказом нанимателя, но при наличии Положения целесообразно проводить утверждение сопутствующей документации, включая удостоверение, приложением к Положению.

Обратите внимание! Нормами п. 3 Положения № 176* закреплено, что при направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку.

* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Важно! Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем, если иное не установлено законодательством.

Положением может быть установлен срок подачи отчета, кому он подается, а также какие вопросы должны быть раскрыты в отчете.

Помимо отчета о выполнении задания работник обязан представить нанимателю отчет об израсходованных суммах. Общий срок представления отчета составляет 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия. Нанимателем могут быть уточнены место подачи и требования к приложениям в рамках, установленных законодательством.

3. В главе «Гарантии работника в служебной командировке» чаще всего наниматель упоминает гарантии работников, предусмотренные законодательством, а в некоторых случаях – установленные нанимателем:

– сохранение места работы, должности служащего (профессии рабочего) и заработной платы, но не ниже среднего заработка;

– перечисление или пересылка заработной платы;

– возмещение расходов при временной нетрудоспособности;

– гарантии при работе (при направлении на работу) в выходной день.

Средний заработок работников, находящихся в служебной командировке, сохраняется за все рабочие дни недели по графику работы у нанимателя (ст. 95 ТК). При этом режим работы работника с его согласия на период командировки может быть изменен. Например, для работника, работающего 2 дня через 2, наниматели нередко на период обучения устанавливают режим работы с 8-часовым рабочим днем (как в учреждении образования, в которое командирован работник).

4. Глава «Возмещение расходов работника в служебной командировке», наверное, одна из основных, поскольку для некоторых организаций может предусматриваться ряд особенностей в части условий возмещения расходов.

Возмещение основной группы расходов – расходов по найму жилого помещения – в коммерческой организации производится в соответствии с требованием п. 15, а при направлении за рубеж – п. 16 Положения № 176.

Так, согласно части второй п. 15 Положения № 176 порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. В Положении можно установить сроки и состав документов, представляемых работником, порядок использования и лимиты корпоративной карточки.

Важно! При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

Обратите внимание! Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения № 176):

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– на проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При этом наниматель обязан определить размер иных произведенных командированным работником с его разрешения или ведома расходов. Состав иных расходов отдан на откуп нанимателю, однако должен быть обоснован производственной необходимостью.

5. В главе «Заключительные положения» чаще всего раскрываются срок вступления Положения в силу, а также вопросы, относящиеся к командировкам не прямо, а косвенно, в т.ч. порядок разрешения спорных ситуаций.

6. Наниматель может разработать и другие главы Положения, относящиеся к порядку направления работников в служебные командировки.

Вадим Григорьев, консультант в области трудовых отношений и оплаты труда