Когда суточные и расходы на проживание по месту командировки становятся объектом обложения подоходным налогом?

Какие командировочные расходы не облагаются подоходным налогом?

Перечень таких расходов содержится в части третьей п. 4 ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК), норма которой распространяет свое действие на служебные командировки, производимые как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы.

Так, от подоходного налога освобождаются командировочные расходы, возмещаемые (оплачиваемые) нанимателем работнику в виде:

– суточных – в размерах, установленных законодательством;

– расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно – при их документальном подтверждении.

При отсутствии документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такого возмещения освобождаются в размерах, установленных законодательством;

– расходов на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки за границей – при их документальном подтверждении;

– расходов по найму жилого помещения – при их документальном подтверждении.

При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения освобождаются от подоходного налога в пределах размеров, установленных законодательством. Данное правило действует и в отношении случаев, когда законодательство предусматривает возмещение (оплату) расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов;

– общей выплаты, возмещающей водителям, осуществляющим внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, расходы по найму жилого помещения и суточные, – если данная выплата определена в порядке, установленном законодательством;

– иных расходов на служебные командировки, в т.ч. произведенных работником в командировке с разрешения или ведома нанимателя, – если они оплачены (возмещены) в соответствии с законодательством.

Правила возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Наниматели имеют право в локальных правовых актах (коллективном договоре, положении о командировках и т.п.) или приказах о командировании устанавливать дополнительные гарантии работникам по сравнению с законодательством о труде, в т.ч. возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Вместе с тем при возмещении работнику командировочных расходов в более льготном порядке, в т.ч. сверх размеров, установленных законодательством, сумма указанного превышения облагается подоходным налогом. Исключение – документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно и по найму жилого помещения (подп. 1.1 п. 1 ст. 196, подп. 1.6 п. 1 ст. 197, часть третья п. 4 ст. 208 НК).

Когда суточные становятся объектом обложения подоходным налогом?

От подоходного налога освобождаются суточные:

при командировании в пределах Республики Беларусь	при командировании за границу
в размере 9 руб. за каждый день командировки – при многодневных, однодневных командировках, командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы (часть первая п. 20, п. 21 Положения № 176, приложение 1 к Положению № 176)	в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176, в зависимости от страны командирования (часть первая п. 20, п. 21 Положения № 176)
Важно! Если сумма возмещения суточных превышает указанные размеры, то это превышение признается доходом работника, подлежащим налогообложению

Пример 1

Коллективным договором предусмотрены иные размеры возмещения суточных

Коллективным договором организации (находится в г. Минске) определено, что при служебных командировках для всех работников нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) на 50 % превышают размеры, установленные Положением № 176.

Работник направлен в командировку в г. Могилев на 4 дня. С учетом положений коллективного договора о командировках сумма возмещения этому работнику суточных составила 54 руб. (4 дня × 13,50 руб.). Сумма превышения над установленным размером суточных – 18 руб. ((13,50 – 9) × 4 дня, где 9 руб. – размер суточных, установленных приложением 1 к Положению № 176, за каждый день командировки).

В данной ситуации сумма превышения в размере 18 руб. является доходом командированного работника и подлежит обложению подоходным налогом.

Организация при исчислении подоходного налога не вправе применить к этой сумме льготу, определенную п. 23 ст. 208 НК, поскольку данная выплата связана с исполнением работником трудовых обязанностей.

Также налогообложению с учетом части второй п. 20 Положения № 176 подлежат суточные, выплаченные в случаях, когда:

1) направляющая и (или) принимающая стороны берут на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки (за исключением суточных за время нахождения в пути).

Пример 2

Принимающая сторона обеспечивает командированных питанием

Работник организации (находится в г. Борисове) 14.04.2021 направлен в служебную однодневную командировку в г. Минск. Данному работнику до отъезда в служебную командировку были выплачены суточные в размере 9 руб. При этом принимающая сторона в день командирования обеспечила работника в месте командировки трехразовым питанием и транспортом.

В рассматриваемой ситуации выплаченные работнику суточные являются объектом обложения подоходным налогом.

При этом с учетом того что данная выплата связана с исполнением работником трудовых обязанностей, применение льготы, предусмотренной п. 23 ст. 208 НК, при исчислении подоходного налога неправомерно;

 

2) по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной.

Расходы по найму жилого помещения

Организация при командировании работников (кроме бюджетных организаций) вправе самостоятельно выбрать вариант возмещения расходов по найму: без представления подтверждающих документов либо на основании подтверждающих документов (часть первая п. 15, часть первая п. 16 Положения № 176).

При принятии нанимателем решения о возмещении работникам расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов от налогообложения освобождается сумма фактических и документально подтвержденных расходов по найму. При отсутствии у командированного работника таких документов указанные расходы возмещаются и соответственно не подлежат обложению подоходным налогом в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % от размеров, установленных по найму жилого помещения.

При выборе варианта возмещения без представления подтверждающих документов расходы по найму возмещаются и соответственно освобождаются от налогообложения из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных Положением № 176:

– при командировании в пределах Республики Беларусь – приложением 1 к Положению № 176 (часть пятая п. 15 Положения № 176);

– при командировании за границу – приложением 2 к Положению № 176 (для конкретной страны командирования) (часть восьмая п. 16 Положения № 176).

Пример 3

Возмещение расходов по проживанию при утере подтверждающих документов

Работник коммерческой организации с 12 по 13 апреля 2021 г. находился в служебной командировке в г. Каунасе (Литва). До отъезда в служебную командировку ему в иностранной валюте был выплачен аванс, в т.ч. на расходы по найму жилого помещения, в размере 150 евро (за одни сутки согласно стоимости забронированного номера в гостинице).

По прибытии из командировки он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, согласно которому сутки проживания в гостинице стоили 150 евро. При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), им в связи с утерей представлены не были. В организации ЛПА о порядке возмещения расходов по найму жилого помещения (на основании подтверждающих документов либо без них) не принят.

Поскольку у организации на момент направления работника в зарубежную командировку ЛПА отсутствовал, она при возмещении работнику расходов на проживание должна применить правило «бездокументального» варианта.

Так, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть восьмая п. 16 Положения № 176).

Поскольку работник организации не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то освобождению от подоходного налога подлежит лишь сумма в размере, установленном частью восьмой п. 16 Положения № 176.

Для Литвы размер возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки составляет 115 евро (приложение 2 к Положению № 176).

Таким образом, сумма выданного работнику аванса на расходы по найму жилого помещения, превышающая указанный размер (в данной ситуации – 35 евро (150 – 115)), является объектом обложения подоходным налогом (при условии, что в установленные законодательством сроки в организацию не сданы неизрасходованные остатки этих сумм и нанимателем эта сумма не была удержана с работника).

При этом с учетом того что данная выплата связана с исполнением работником трудовых обязанностей, применение льготы, предусмотренной п. 23 ст. 208 НК, при исчислении подоходного налога неправомерно.

 

В то же время организациям, выбравшим «бездокументальный» вариант возмещения командированным работникам расходов на проживание, необходимо помнить следующее. Они обязаны возместить расходы на проживание на основании подтверждающих документов (при их представлении), если:

– фактические расходы (при командировке за границу – с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилья) превышают размеры, установленные в приложении 1 или приложении 2 к Положению № 176, за количество ночей, проведенных в месте командировки (часть седьмая п. 15, часть девятая п. 16 Положения № 176);

– работник находится в месте командировки менее 12 ч при многодневных командировках (часть седьмая п. 15, часть 12 п. 16 Положения № 176);

– работник направлен в однодневную командировку за границу (часть 12 п. 16 Положения № 176).

При этом налогообложению с учетом части 11 п. 15 и части первой п. 17 Положения № 176 подлежат расходы по найму жилого помещения, возмещенные:

– при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства в пределах Республики Беларусь;

– однодневных командировках в пределах Республики Беларусь;

– оплате или фактическом предоставлении работнику жилого помещения в месте командировки принимающей или направляющей стороной.

Пример 4

Снятие гостиницы при однодневной командировке

Работник организации (находится в г. Молодечно) 05.04.2021 направлен в служебную однодневную командировку в г. Минск. В место командирования работник прибыл в 08:00, а выбыл из него в 20:00. В г. Молодечно работник прибыл в 21:30.

На следующий день работник представил в организацию документы, подтверждающие оплату им номера в гостинице 05.04.2021 в сумме 90 руб. Организацией указанная сумма возмещена работнику.

В рассматриваемой ситуации возмещенная работнику сумма по оплате им номера в гостинице является объектом обложения подоходным налогом.

При этом с учетом того что данная выплата связана с исполнением работником трудовых обязанностей, применение льготы, предусмотренной п. 23 ст. 208 НК, при исчислении подоходного налога неправомерно.

Анна Павлова, экономист