Как не нарушить кассовую дисциплину и отчитаться работнику за хозяйственные расходы: 3 практических примера

Организация, осуществляя хозяйственные расходы, использует наличные денежные средства. Порядок проведения таких операций регулируется Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

Рассмотрим 5 простых правил ведения кассовых операций при получении наличных денежных средств в банке организацией, имеющей непостоянные поступления денег (не более 5 дней в предыдущем месяце).

Правило 1. Организации самостоятельно определяют остаток наличных белорусских рублей в кассе (часть третья п. 9 Инструкции № 117).

Правило 2. Организации самостоятельно определяют сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных белорусских рублей.

Правило 3. Наличные белорусские рубли расходуется на цели, указанные при получении в банке. Наличные деньги, поступившие в кассу не из банка, можно использовать на любые незапрещенные цели при условии отсутствия ограничивающих факторов (картотеки, ареста счетов и т.д.) (пп. 5, 14, 15 Инструкции № 117).

Правило 4. Выдача наличных белорусских рублей под отчет для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, в т.ч. полученных при использовании личных и корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции № 117).

Правило 5. Сроки представления отчета по использованным наличным денежным средствам, полученным для совершения текущих операций (за исключением командировочных расходов), – не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (п. 89 Инструкции № 117).

Работник произвел оплату наличными – учтите установленные ограничения

Как правило, денежные средства на хозяйственные нужды выдаются работнику авансом. Выдавая денежные средства на текущие расходы, следует учитывать установленные гл. 7 Инструкции № 117 порядок и размеры наличных расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП.

Такие расчеты осуществляются в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня. Количество участвующих лиц в них в общей сумме, не превышающей предельно допустимого размера расчетов, не ограничивается (п. 97 Инструкции № 117).

Пример 1

Соблюдение сроков выдачи и сроков отчетности по подотчетным суммам

В организации установлен срок, на который выдаются наличные деньги подотчетным лицам на хозяйственные расходы, – 10 рабочих дней. Иванову И.И. 1 февраля 2021 г. выдано 200 руб. на приобретение хозяйственного инвентаря. Ценности приобретены работником 12 февраля 2021 г. График работы организации – 5-дневная рабочая неделя.

В какой срок работник должен представить отчет об израсходованных суммах?

Окончательный срок представления работником отчета об израсходованных суммах (далее – отчет) в бухгалтерию – не позднее 5 марта 2021 г., т.е. не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (10 рабочих дней).

Если допустить, что в организации установлен срок выдачи наличных денег под отчет на текущие расходы – 3 рабочих дня, то с учетом данных примера 1 работник должен осуществить расходы не позднее 3 февраля 2021 г. В таком случае срок представления отчета – не позднее 25 февраля 2021 г.

Пример 2

Сроки представления отчета об израсходованных суммах

В организации в течение месяца (многократно) работник заправляет легковой автомобиль, используемый в служебных целях, за счет собственных денежных средств. По факту заправки работник оформляет отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих расходы документов.

Как установить срок представления отчетов?

В данном случае организация вправе определить сроки представления отчета об израсходованных суммах работником по совокупности нескольких заправок автомобиля в течение месяца, но не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения топлива.

Комментарий эксперта

Заправка топливом автомобиля, используемого в служебных целях, может производиться за наличный расчет с использованием личных денежных средств работника (п. 75 Инструкции № 117). При этом:

а) приобретенное топливо приходуется на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, и др.), которые прилагаются к отчету об израсходованных суммах (п. 31 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133);

б) работник, израсходовавший личные денежные средства, вправе не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения топлива, исключая день приобретения, представить отчет с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица (часть третья п. 89 Инструкции № 117);

в) учитывая установленный Нацбанком срок представления отчета работником – не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения ценностей, организация может закрепить порядок (сроки) сдачи такого документа в бухгалтерию. Это позволит избежать многократного оформления в течение месяца отчетов по единичному факту заправки автомобиля.

Пример 3

Работнику выданы денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы

Организация с расчетного счета получила в кассу 500 руб. Из них в тот же день 230 руб. выдано работнику на приобретение средств бытовой химии. Работник приобрел ценности на сумму 220 руб., в т.ч. НДС по ставке 20 %.

Как в бухгалтерском учете отразить указанные хозяйственные операции?

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи (см. таблицу):

Нина Анищенко, эксперт журнала